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Fragen und Antworten zum EZ-Kleinprojektfonds

Auftragsvergabe im Inland

Für die Auftragsvergabe im Inland und bei einem Auftragswert unter 100 Tsd. Euro gelten folgende Regeln:

kleiner/gleich 500 Euro: Direktkauf unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die Markterkundung, bzw. die Preisermittlung muss nicht dokumentiert werden.

größer als 500 Euro bis 2000 Euro: Freihändige Vergabe, nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck etc.) bei mindestens drei Anbietern erforderlich.

größer 2000 Euro bis 15.000 Euro: Freihändige Vergabe, mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich

mehr als 15.000 Euro: Beschränkte Ausschreibung, Aufforderung zur Angebotsabgabe mit Leistungsbeschreibung an mindestens fünf Bewerber, formales Verfahren nach §§ 12 ff VOL/A

Auftragsvergabe im Partnerland

Für die Auftragsvergabe im Partnerland gelten folgende Regeln:

kleiner/gleich 500 Euro: Direktkauf unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die Markterkundung, bzw. die Preisermittlung muss nicht dokumentiert werden.

größer als 500 Euro bis 2000 Euro: Freihändige Vergabe, nachvollziehbare Preisermittlung (Telefonvermerk, Internetausdruck etc.) bei mindestens drei Anbietern erforderlich.

größer 2000 Euro bis 15.000 Euro: Freihändige Vergabe, mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich

mehr als 15.000 Euro: Soweit im Partnerland formale Vergabeverfahren üblich sind, sollte man sich an diese Verfahren orientieren.

Änderungen in der Projektumsetzung

Folgende Änderungen im Projektablauf müssen mit der Stiftung Nord-Süd-Brücken abgestimmt werden:

  • Wenn die Projektkonzeption angepasst werden muss / wenn neue Maßnahmen dazu kommen
  • Wenn die Einzelansätze (siehe Stichwort Einzelansätze) des Kostenplanes um mehr als 30 Prozent überschritten werden
  • Wenn sich die Projektlaufzeit ändert
  • Wenn nicht alle Fördermittel benötigt werden

Änderungsanträge

Änderungsanträge können jederzeit eingereicht werden mit einem formlosen Dokument oder Anschreiben in dem die erforderlichen Änderungen dargestellt und begründet werden.

Anteilfinanzierung

Im EZ-Kleinprojektefonds gelten die Regeln der Anteilsfinanzierung. Die Stiftung fördert maximal 75 Prozent der Projektkosten, 10 Prozent muss der antragstellende Verein beisteuern (in bar) die restlichen 15 Prozent können aus unterschiedlichen Quellen stammen (nicht jedoch aus öffentlichen Mitteln). Es ist wünschenswert, wenn der Südpartner ebenfalls an der Finanzierung beteiligt ist.

Verringern sich die Projektkosten, bleibt der relative Anteil der Stiftung gleich, der absolute Förderbetrag reduziert sich jedoch.

Antragsteller

Anträge können bei der Stiftung Nord-Süd-Brücken stellen: gemeinnützige Vereine, die seit Ersteintragung im Vereinsregister ihren Sitz in folgenden Bundesländern haben: Berlin, Brandenburg, Mecklen-burg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen.

Einzelpersonen können nicht gefördert werden.

Gemeinnützige Organisationen in den westlichen Bundesländern können unter den gleichen Bedingungen Anträge bei den Schmitz-Stiftungen in Düsseldorf stellen.

Bankgebühren

Bankgebühren, die im Partnerland anfallen, können über den Durchschnittskurs mitfinanziert werden.

Bankgebühren im Inland sind Betriebsausgaben.

Für Währungen, die einen festen Wechselkurs haben (z.B. Franc CFA), gilt:

Bei der Projektabrechnung wird der feste Wechselkurs zugrunde gelegt, die Bankgebühren können unter Betriebsausgaben abgerechnet werden.

Bauprojekte

Bauprojekte für Gemeinschaftseinrichtungen werden nur gefördert, wenn ein sicherer und nachhaltiger Zugang zur Wasser- und zur Sanitärversorgung vorgesehen ist.

Weitere Hinweise zu Bauprojekten

  • Bauprojekte müssen, wie alle Projekt, von der Partnerorganisation geplant und umgesetzt werden,
  • Beim Bau sollten lokale Fachkräfte eingesetzt (ArchitektInnen, HandwerkerInnen etc.) werden.

Allgemein

  • Werden die lokalen/nationalen Bauvorschriften eingehalten?
  • Liegt eine Baugenehmigung vor?
  • Sind bei der Planung und bei der Auswahl des Standortes Klimadaten berücksichtigt worden?
  • Kann das geplante Gebäude auch von Menschen mit Beeinträchtigungen (bspw.: RollstuhlfahrerInnen) genutzt werden?

Grundstück

  • Sind die Eigentumsverhältnisse geklärt?
  • Gibt es Gefährdungen durch Erdbeben, Stürme, Niederschläge oder Überflutungen
  • Wie ist die Stromversorgung gesichert?
  • Wie die Wasserversorgung?
  • Wie wird das Abwasser beseitigt?

Gestaltung/Design

  • Ist das Gebäude für den geplanten Verwendungszweck geeignet,
  • ist das Gebäude so geplant, dass die Instandhaltung kostengünstig durchgeführt werden kann,
  • sind bei der Konstruktionsplanung Genderaspekte berücksichtigt worden?

Baumaterialien

  • Werden beim Bau lokal verfügbare Materialien verwendet?
  • Wie wird der Bau vor Termiten oder anderen schädlichen Insekten (ungiftige Schutzmaßnahmen) geschützt?

Brandschutz

  • Sind für den Brandschutz Vorkehrungen getroffen worden?

Gesundheit

  • Sind Sanitärräume in ausreichender Zahl und Größe vorgesehen?

Zusätzliche Einrichtungen vorgesehen?

  • Sportanlagen
  • Gärten
  • Werkstätten

(Auszug aus einer Checkliste, die von Architekten über Grenzen veröffentlicht worden ist)

Belege

Ausgabenbelege müssen folgende Angaben enthalten:

  • Der vollständige Name und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers
  • Das Ausstellungsdatum
  • Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der erbrachten Leistungen
  • Der Rechnungsbetrag und der darauf angewandte Steuersatz

Zu einem Ausgabenbeleg  gehört auch ein Zahlungsbeweis (z.B.: Quittung).

Bei fremdsprachigen Belegen müssen die wichtigsten Informationen übersetzt werden (nicht bei Belegen in englischer Sprache).

 

Beleglisten

Beleglisten sind Tabellen in denen alle Zahlungsvorgänge getrennt voneinander in zeitlicher Reihenfolge aufgelistet werden. Die Belegliste muss folgende Angaben enthalten:

  • das Datum eines Zahlungsvorgangs,
  • den Empfänger sowie den
  • Grund und den
  • Einzelbetrag jeder Zahlung.

Eine Belegliste ist in der Excel-Datei für den Kosten- und Finanzierungsplan aufgenommen worden.

Betriebsausgaben

Laufende Kosten für die Durchführung eines Projekts (projektbezogene Stromkosten, Miete, Fahrtkosten usw.) s. a. im Gegensatz dazu Investitionen

Bewertung von Arbeitsleistungen

Die Valorisierung unentgeltlicher Arbeitsleistungen ist nicht mehr möglich.

Siehe dazu das Stichwort „Partnerbeitrag

Eigenmittel

Der Eigenanteil des privaten deutschen oder des lokalen Projektträgers darf nicht aus anderen öffentlichen Mitteln (z.B. der Europäischen Union, eines Bundeslandes oder der Kommunen) stammen.

Einhaltung des Kostenplanes

Die Einzelansätze des Kostenplanes dürfen bis zu 30 Prozent überzogen werden, sofern diese Kosten durch Einsparungen in anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden

Werden die Einzelansätze um mehr als 30 Prozent überschritten, muss dies mit der Stiftung Nord-Süd-Brücken abgestimmt werden.

Einzelansatz des Kostenplans

Die übergeordneten Positionen im Kostenplan werden als Einzelansätze bezeichnet (Investitionen, Betriebsausgaben, Personalkosten, Projektbetreu-ungsreise).

Ersatzbelege

Falls ein Ausgabenbeleg nicht vorliegt kann ein Ersatzbeleg ausgestellt werden. Auf dem Ersatzbeleg muss begründet werden, warum ein Beleg nicht beigebracht werden kann.

Erstantragsteller

Erstantragssteller können max. 10 Tsd. Euro Fördermittel beantragen.

Finanzierungsplan für Projektträger

Der Finanzierungsplan, den Sie dem Süd-Partner zur Verfügung stellen, muss gegenüber dem Finanzierungsplan ihres Antrages an die Stiftung Nord-Süd-Brücken modifiziert werden.

Zum einen müssen die Ausgaben und Einnahmen in Landeswährung umgerechnet werden, zum anderen enthält er nur die Ausgabenpositionen, die im Projektland anfallen. Insofern entfallen alle Ausgaben in Deutschland, zumindest eventuelle Kosten für Projektbetreuungsreisen und die Verwaltungskostenpauschale der Nord-NRO.

 Ein derart modifizierter Finanzierungsplan gehört als Anlage zur Projektvereinbarung.

Freihändige Vergabe von Aufträgen

Bei einem Auftragswert ab 500 € wird die „Freihändige Vergabe“ gefordert, d.h. es müssen Angebote eingeholt werden.

Dabei gilt für Aufträge bis 2.000 €, dass es ausreichend ist, eine nachvollziehbare Preisermittlung bei mindestens drei Anbietern zu belegen (z.B. durch Telefonvermerke oder Ausdrucke aus Internetangeboten).

Für Aufträge ab 2.000 € müssen mindestens drei schriftliche Angebote eingeholt werden, in einem Vergabevermerk muss begründet werden, warum die Entscheidung für ein bestimmtes Angebot gefallen ist.

Der Vermerk kann kurz sein und ist - zusammen mit den Angeboten – Teil der Abrechnungsunterlagen. Siehe auch das Stichwort "Auftragsvergabe"

Inventarlisten

Alle Anschaffungen mit einem Wert von mehr als 410€ sind zu inventarisieren. Die Inventarliste muss dem Verwendungsnachweis beigefügt werden.).

 

Investitionen

Unter Investitionen sind beispielhaft folgende Ausgaben zu verstehen:

  • Baumaßnahmen
  • Kauf von Gebäuden
  • Erstausstattung mit Saatgut
  • Schulungsmaterialien
  • Ausrüstung, Material, Tiere- einschließlich Beschaffung und Transport

Investitionsgüter für die Zielgruppen

Investitionsgüter (bei einem Wert von mehr als 410 Euro) können an die Zielgruppen zur privaten Nutzung weitergegeben werden, wenn eine der folgenden Voraussetzungen eingehalten wird:

Die Weitergabe erfolgt:

  • Auf Kreditbasis
  • Bei einer angemessenen Eigenbeteiligung
  • Bei einer Gegenleistung

Kindesschutz

Projekte, die sich an Kinder und Jugendliche richten und mit diesen realisiert werden, können nur gefördert werden, wenn der antragstellende Verein eine Leitlinie des Kindesschutzes beschlossen hat. Bei Auslandsprojekten muss der Verein mit dem Projektpartner Leitlinien des Kindesschutzes vereinbaren. Falls die Partnerorganisation eine eigene Leitlinie beschlossen hat, muss diese mindestens der UN-Kinderrechtskonvention entsprechen. Ist der Verein Mitglied eines Dachverbandes, der einen verpflichtenden Kinderschutz-Kodex verabschiedet hat, muss der Verein keine eigenen Leitlinien zum Kinderschutz beschlossen haben, falls der Kodex mindestens der UN-Kinderrechtskonvention entspricht (Auszug aus den Förderrichtlinien).

Kostenarten

Generell können alle Kosten, die für die Durchführung des Projektes notwendig sind, beantragt werden. Z.B.:

  • Investitionen (zum Beispiel Ausstattung, Bauten, Material, Geräte, Saatgut), Betriebsausgaben (zum Beispiel Schulungskosten, Energie- und Transportkosten,
  • Betriebsausgaben
  • Personalkosten (vor allem für die Mitarbeiter des lokalen Projektträgers, die mit der Projektdurchführung befasst sind)

Mittelanforderungen

Um Mittel anzufordern, muss das entsprechende Formblatt verwendet werden. Es ist zu beachten, dass die Finanzierung immer anteilig erbracht werden muss, d.h. es ist nicht zulässig zuerst die Fördermittel der Stiftung (BMZ) einzusetzen und erst danach die Eigenmittel (umgekehrt geht es allerdings schon). Abgerufene Mittel müssen innerhalb von sechs Wochen an den Projektpartner überwiesen werden, der Projektpartner muss die Mittel dann innerhalb von vier Monaten verwenden.

 

Mitteltransfer zum Südpartner

Projektmittel sollten ausschließlich auf dem Bankweg an den Projektpartner transferiert werden. Die Devisenbestimmungen des Empfängerlandes sind zu beachten. Privatkonten sollen nicht benutzt werden.

Falls der Südpartner kein eigenes Bankkonto hat, können die Projektmittel auch über das Konto einer anderen gemeinnützigen Organisation transferiert werden (dazu muss eine Vereinbarung geschlossen werden).

Projektmittel sollten nicht bar dem Projektpartner übergeben werden. Der Bartransfer ist nur in Ausnahmefällen zulässig und muss vorher mit der Stif-tung abgestimmt werden.

Partnerbeitrag

Die Partnerorganisation im Globalen Süden soll sich lt. Richtlinien des BMZ angemessen am Projekt beteiligen. Da Valorisierungen von ehrenamtlicher Arbeit der Zielgruppen nicht mehr im Kosten- und Finanzierungsplan berücksichtigt werden können, stellt diese Forderung ein Problem dar, da die meisten Partnerorganisationen nicht über Barmittel verfügen. Daher sollte im Antrag auch weiterhin dargestellt werden, in welcher Weise die Zielgruppen zur Realisierung des geplanten Projektes beitragen, auch wenn dieser Beitrag nicht direkt im Kosten- und Finanzierungsplan berücksichtigt werden kann.

Projektanträge/Länge

Dass die Darstellung komplexer Projekte einen gewissen Umfang benötigt, ist nachvollziehbar, aber bitte halten Sie sich an die Vorgaben, d.h. max. 15 Seiten, Schrift nicht kleiner als 10 pt

Projektbetreuungsreisen

Bei Kleinprojekten sind Projektbetreuungsreisen nur in Ausnahmefällen möglich.

Es können Tage- und Übernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) in Verbindung mit der Auslands Reisekostenverordnung (ARV), Kosten für die Economy- bzw. Touristenklasse bei Flügen und zweite Klasse bei Bahnfahrten sowie Ausgaben für Impfungen, Medikamente und Visa geltend gemacht werden.

Die Liste der aktuellen Auslandstage- und Übernachtungsgelder ist hier zu finden:

http://www.badv.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/ZentraleDienste/Reisekosten/ServicePortal/WeitereInformationen/listederauslandstagegelder.html

Projektarten

Gefördert werden Projekte und Programme die:

  • die wirtschaftliche, soziale oder ökologische Situation armer Bevölke-rungsgruppen in den Entwicklungsländern nachhaltig verbessern,
  • oder die Selbsthilfeanstrengungen dieser Gruppen wirkungsvoll unter-stützen und diese an der Planung und Durchführung partnerschaftlich beteiligen,
  • oder zur Verwirklichung der Menschenrechte in den Entwicklungsländern beitragen.

Wirksamkeit und nachhaltige Wirkungen eines Projektes sind zentral.

Die Wirksamkeit wird gemessen an folgenden Kriterien:

  • Relevanz,
  • Effektivität,
  • Effizienz,
  • entwicklungspolitische Wirkungen und
  • Nachhaltigkeit.

Projektlaufzeit

Alle Einnahmen und Ausgaben müssen innerhalb der Projektlaufzeit anfallen. Die Projekte müssen grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten abgeschlossen sein.

Projektvereinbarung

Mit dem Südpartner muss eine Projektvereinbarung abgeschlossen werden. Die Projektvereinbarung ist spätestens beim ersten Mittelabruf der Stiftung Nord-Süd-Brücken vorzulegen.

Die Projektvereinbarung sollte Regelungen zu folgenden Punkten enthalten:

  • Projektzweck
  • Finanzierung
  • Anforderung der Mittel
  • Informationspflichten
  • Mittelbewirtschaftung und Vergabe von Aufträgen
  • Inventarisierung
  • Abrechnung und Berichterstattung
  • Prüfungsrecht
  • Mittelsperre und –rückforderung
  • Rücktrittsvorbehalt

Muster einer Projektvereinbarung: in Download-Bereich der Stiftung oder bei Bengo/Engagement Global

Sachbericht Verwendungsnachweis

Der Sachbericht enthält folgende Punkte:

Soll-Ist-Vergleich im Bereich der Projektziele:

  • Welche Ziele waren geplant und wurden sie vollständig oder nur teilweise erreicht?
  • Wenn Ziele nur teilweise oder nicht erreicht werden konnten, muss dies begründet werden.
  • Soll-Ist-Vergleich im Bereich der Projektmaßnahmen:
  • welche Maßnahmen im Abrechnungsjahr geplant waren und welche tatsächlich durchgeführt wurden

bzw. was sich ggf. gegenüber der Planung verändert hat und warum.

 

Südpartner

Voraussetzung für die Förderung ist die Zusammenarbeit mit einem Südpartner (lokaler Projektträger).

Nord-NRO:

Zuständig für die Administration und Koordination in Deutschland

Rechnet gegenüber der Stiftung Nord-Süd-Brücken ab,

Südpartner

  • Keine Einzelpersonen, keine Familien
  • Kann in Ausnahmefällen auch eine Kommune sein
  • Nicht gewinnorientiert (Ausnahme: Genossenschaft)
  • Die Gesamtdurchführung eines Projektes darf keiner Consulting übertragen werden
  • Keine Personalidentität zwischen deutschem privatem Träger und dem Träger im globalen Süden auf der Leitungsebene,
  • ist bei der Entwicklung und Planung des Projektes aktiv beteiligt
  • ist unabhängig und kann eigenständig handeln,

Testate von unabhängigen Buchprüfern

Die Beauftragung eines Chartered Accountant wird bei Kleinprojekten nicht empfohlen, weil die damit verbundenen Kosten nicht gerechtfertigt sind.

Vorzeitiger Einsatz von Eigenmitteln

Falls ein Projekt noch nicht bewilligt worden ist, kann auf Antrag der Projekt-beginn mit Eigenmitteln finanziert werden.

Voraussetzungen

  • der vorzeitige Einsatz von Eigenmitteln muss schriftlich beantragt werden,
  • der Einsatz erfolgt auf eigenes Risiko

Verausgabungsfristen

Im Inland bzw. in Europa dürfen die Mittel nur für Zahlungen innerhalb von 6 Wochen verwendet werden.

Im Projektland (außerhalb des SEPA-Raumes) innerhalb von 4 Monaten.

Gerechnet wird wie folgt: vom Eingang des Geldes auf dem Projektkonto in Deutschland bis zur Bezahlung von Rechnungen entweder hier oder im Pro-jektland.

Wenn die Mittel nicht im vorgesehenen Zeitraum verausgabt wurden, müs-sen Soll-Zinsen bezahlt werden. Um dies zu vermeiden kann im Einzelfall be-antragt werden, dass die Stiftung von der Erhebung dieser Zinsen absieht. Hierfür muss eine stichhaltige Begründung angeführt werden, aus der hervorgeht, dass die Verzögerung nicht in Ihrem Verschulden oder im Verschulden des Projektträgers liegt.

 

Verwaltungskosten

Für die Abdeckung von Verwaltungskosten kann im Kostenplan eine Kostenposition gebildet werden in Höhe von vier Prozent der direkten Projektkosten.. Bei Kleinprojekten können vier Prozent auf die direkten Projektkosten kalkuliert werden.

Verwendungsnachweis

Nach Abschluss des Projektes muss der Stiftung Nord-Süd-Brücken ein Verwendungsnachweis vorgelegt werden. Der Verwendungsnachweis besteht aus :

  • Sachbericht
  • Zahlenmäßiger Nachweis

Auf der Website der Stiftung Nord-Süd-Brücken werden die entsprechenden Vorlagen zur Verfügung gestellt.

Der Termin zur Abgabe des Verwendungsnachweises steht im Fördervertrag.

Falls der Abgabetermin nicht eingehalten werden kann, muss bei der Stiftung eine Verlängerung der Frist beantragt werden.

 

Falls Sie Fragen haben, die hier nicht beantwortet werden, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle der Stiftung Nord-Süd-Brücken. --> Zum Kontaktformular

Formulare für Projektanträge finden Sie hier.

 
 
FAQ Förderung

Wenn Sie einen Antrag an die Stiftung stellen wollen, sollten Sie zuerst hier schauen ...

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Landesstelle EZ Berlin

Wenn Sie Fördermittel des Landes Berlin beantragen wollen, finden Sie hier Informationen.

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Kontakt

Stiftung Nord-Süd-Brücken
Greifswalder Str. 33a
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Tel: +49 30 42 85 13 85
Fax: +49 30 42 85 13 86
info@nord-sued-bruecken.de
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