Projektdurchführung EZ-Kleinprojektefonds Sachsen

Fördervertrag

Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie von uns einen Fördervertrag (inkl. Anlagen) auf dem Postweg. Bitte lesen Sie sich dieses gut durch und melden sich gerne bei Fragen.

Dort finden Sie wichtige Hinweise zu bindenden Modalitäten für die Durchführung ihres Projekts, u.a. Mittelabruf, Regelungen zur Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen, Mitteilungspflicht bei Änderungen im Projektverlauf/Umwidmungen, Erstellung von Publikationen und dem Förderhinweis, zur Projektabrechnung (Termin und Bestandteile des Verwendungsnachweises) sowie zu möglichen Auflagen.

Beigefügt sind zudem die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) sowie die Verwaltungsvorschrift für Zuwendungen zu § 44 SäHO (Sächsische Haushaltsordnung).

Mittelanforderung

Bitte nutzen Sie ausschließlich unsere Vorlage der Mittelanforderung für Projekte (Siehe Download-Kasten). Das Formular muss vollständig ausgefüllt werden. Die Anforderung der Fördermittel erfolgt je nach Projektverlauf in Raten oder als Gesamtsumme. Bitte tragen Sie dort das Datum ein, zu dem wir Ihnen die Mittel überweisen sollen. Die Mittelanforderung muss uns stets postalisch mit rechtsgültiger Unterschrift in der Stiftung eingegangen sein. Bitte beachten Sie, dass Fördermittel grundsätzlich nur auf das Vereinskonto des antragstellenden Vereins überwiesen werden können. Zudem sollte uns die Mittelanforderung frühzeitig geschickt werden, in der Regel zwei bis drei Wochen vor dem darauf eingetragenen Datum, an dem die Stiftung die Überweisung tätigen soll.

Es gilt zu beachten, dass Zuwendungen stets anteilig (entsprechend der im Bewilligungsschreiben festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an den Gesamtausgaben) angefordert und in Deutschland und dem Partnerland spätestens nach zwei Monaten (Corona-bedingt nach fünf Monaten bis einschließlich 2022) nach Eingang der Projektmittel auf dem Konto des deutschen Vereins und innerhalb der Projektlaufzeit zur Erfüllung des Vertragszwecks eingesetzt werden. Hierbei wird der Tag zu Grunde gelegt, an dem das Geld auf Ihrem Vereinskonto eingegangen ist (nach ca. zwei Werktagen ab Datum der Mittelüberweisung durch die Stiftung). Werden Ausgaben nach der Verausgabungsfrist getätigt, können Zinsen (5% über dem Basiszinssatz von -0,88 %) erhoben werden.

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 01. Dezember bei der Stiftung angefordert werden.

Mitteltransfer zur Partnerorganisation

Die Projektmittel (Fördermittel und Eigenmittel) müssen stets vom Bankkonto des deutschen Vereins auf das Bankkonto der Partnerorganisation) überwiesen und deren Transfer anhand der jeweiligen Kontoauszüge dokumentiert werden.

Auf keinen Fall können die Mittel auf ein Privatkonto transferiert werden!

Wieviel Geld muss in das Projekt transferiert werden?

Bei der Überweisung und dem Einsatz der Projektmittel ist das Prinzip der Anteilfinanzierung einzuhalten und es sind stets jeweils anteilig die Eigenmittel und die Mittel des Freistaat Sachsen einzusetzen. Sie können zwar mit Eigenmitteln in Vorleistung treten, niemals aber mit Landesmitteln.

Die Projektmittel setzen sich folglich zusammen aus den Fördermitteln des Freistaat Sachsen, den Eigenmitteln des deutschen Vereins und ggf. den Mitteln der Partnerorganisation. Ins Projektland ist daher die Summe aus den Fördermitteln des Freistaat Sachsen und den Eigenmitteln des deutschen Vereins, (bei Bedarf) abzüglich der Verwaltungskosten des deutschen Vereins, zu überweisen.

Mögliche Bankgebühren werden bei der Berechnung des Wechselkurses bei der Abrechnung berücksichtigt.

Buchhaltung der Partnerorganisation

Die Fördermittel dürfen ausschließlich für die im Projektantrag genannten Zwecke verwendet werden. Die Partnerorganisation muss Buch führen und die Mindestanforderungen an eine einfache Buchhaltung erfüllen. Dazu sind alle Ein- und Ausgaben in einem Journal zu verzeichnen und ein Kassenbuch für Bar-Auszahlungen zu führen. Alle Zahlungen sind durch Belege und Zahlungsnachweise zu dokumentieren. Hinweise zu den Mindestanforderungen an Belege finden Sie auf dieser Seite weiter unten.

Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen

Güter und Leistungen müssen im Partnerland und der Region beschafft werden. Abweichungen sind nur in begründeten Fällen möglich und zuvor durch die Stiftung zu genehmigen.

Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen sind stets die Bestimmungen des Sächs VergabeG sowie der Abschnitt 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) anzuwenden, wie sie auch in Ihrem Fördervertrag aufgeführt sind.

Bei Zuschüssen bis zu einem Gesamtwert von 100.000 Euro gilt das Verfahren gemäß der nachfolgenden Wertgrenzen:

Wert der Anschaffung / Dienstleistung

Preisermittlung / Dokumentation

Bis 1.000 € (ohne Mehrwertsteuer)

Direktkauf § 3 Abs. 6 VOL/A unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

1.000 € (ohne Mehrwertsteuer)  – 15.000 € (ohne Mehrwertsteuer)

Freihändige Vergabe, eine nachvollziehbare Preisermittlung (z.B. telefonisch, per Internet) ist bei mindestens drei Anbietern zu dokumentieren.

Ab 15.000 € (ohne Mehrwertsteuer)

Freihändige Vergabe, mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich.

Das Ergebnis der Preisermittlung und die Vergabeentscheidung (Begründung) – auch für Vergaben unter 1.000 € – sind in einem Vermerk festzuhalten. Bei Bedarf können Sie die nebendstehend unter "Downloads" abrufbare Vorlage Vergabevermerk der Stiftung verwenden und dem Verwendungsnachweis beizufügen.

Mitteilungspflichten bei Änderungen/Umwidmungen

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen bzw. finanziellen Änderungen kommt, müssen diese zuvor bei der Stiftung formlos per E-Mail beantragt und begründet werden. Dies gilt insbesondere, wenn:

  • sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
  • sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
  • sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
  • Zuwendungsmittel der Stiftung nicht oder nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können.
  • sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen, sich die Deckungsmittel erhöhen oder neue Deckungsmittel hinzutreten.

Bei nicht-kostenneutralen Änderungen ist zudem ein aktualisierter Ausgaben- und Einnahmenplan (elektronisch) an die Stiftung zu senden. Sollten sich Oberpositionen (Investitionen, Betriebsausgaben, Honorar- und Personalausgaben) nicht um mehr als 20 Prozent ändern und die Erhöhungen bei bestimmten Positionen durch entsprechende Einsparungen bei anderen Positionen ausgeglichen werden (Umwidmung), bedarf es keiner vorherigen Zustimmung durch die Stiftung. Die Änderungen müssen dann im Sachbericht des Verwendungsnachweises erläutert werden

Förderhinweis: Landesmittel des Freistaates Sachsen

Im Rahmen des geförderten Projektes ist auf die Förderung durch das Land Sachsen entsprechend § 44a VwV-SäHO (Nr. 2 (Baumaßnahmen), Nr. 3 (für sonstige Maßnahmen) und 4 (für Drucksachen)) an geeigneter Stelle sichtbar und in folgender Form hinzuweisen (vgl. 4.7 in Ihrem Fördervertag):

„Diese Maßnahme wird mitfinanziert durch Steuermittel auf der Grundlage des von den Abgeordneten des Sächsischen Landtags beschlossenen Haushaltes.“ (bei Bedarf auf Englisch: "This project is co-financed from tax funds based on the budget passed by the members of the Parliament of the Free State of Saxony.")

Neben dem Text ist das Landessignet des Freistaates Sachsen zu platzieren (es gibt zwei Varianten, die beide verwendet werden können).

Dokumentation

Dem Verwendungsnachweis sind mindestens zwei Fotos und Texte/Berichte über das Projekt beizulegen bzw. ein Link zu einem Bericht des Vereins über das Projekt auf seiner Webseite, die gute Einblicke in die Durchführung des Projekts geben und geeignet sind, die Öffentlichkeit in Sachsen in entsprechender Weise über das Projekt zu informieren (Weitere Hinweise unter Verwendungsnachweis EZ-Kleinprojektefonds Sachsen und "Weitere Bildmaterialien und Berichte").

Belege

Jede Ausgabe muss dem Projektzweck zugordnet werden können und belegt werden. Folgende formalen Anforderungen müssen die Belege erfüllen:

  • Leserlich
  • Fortlaufend chronologisch nummeriert
  • Kleine Belege: auf DIN A 4 Blatt aufkleben
  • Kassenbelege: zusätzlich zum Original kopieren und daneben kleben, da sie mit der Zeit verblassen
  • Fremdsprachige Belege: sofern sie nicht in englischer Sprache sind, ist ihr Inhalt auf Deutsch zusammenzufassen und daneben zu notieren
  • Bitte keine Klarsichtfolien oder Ähnliches benutzen

Zudem müssen die Belege die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs aufweisen:

  • Datum,
  • Firma oder Person, die die Leistung oder Lieferung erbringt (Zahlungsempfänger*in),
  • der Beleg soll auf die Partnerorganisation ausgestellt sein, jedoch nicht auf eine zur Partnerorganisation zugehörigen Einzelperson,
  • Tag und Grund der Zahlung (Art und Menge der Leistung oder Lieferung),
  • Betrag,
  • rechtsgültige Unterschrift des Zahlungsempfängers (Zahlungsbeweis),
  • Eindeutiger Projektbezug (beispielsweise durch den Projektitel oder die Projektnummer).

Belegarten

Wenn die nachfolgenden Ausgabenarten durch die Stiftung bewilligt wurden, sind sie in folgender Form zu belegen:

  • Lohn- und Honorarkosten: Arbeits- bzw. Honorarverträge (mit Angabe der Art, Umfang, Dauer der Leistung und der Zahlungsgrundlage (Anzahl Stunden/Tage/Monate x Kostensatz). Diesen sind Zahlungsnachweise beizufügen (von der/dem Empfänger*in quittierte Empfangsbestätigungen bei Bar-Zahlungen bzw. Kontoauszüge im Falle von Überweisungen).
    Bei der Beschäftigung von Tagelöhnern können stattdessen Lohnlisten geführt werden (mit Angabe von Namen, Arbeitszeiten, Lohn, Datum der Auszahlung und die Auszahlug muss jeweils von jeder/m Lohnempfänger*in quittiert werden).
  • Fahrt- und Reisekosten im Partnerland: Es ist das Ticket der Reise bzw. die Benzinquittung vorzulegen. Die Belege müssen Angaben zum Namen der/des Reisenden, Zweck der Reise, Ursprungsort und Zielort der Reise, dem Reisedatum sowie zum Preis aufweisen.
  • Bei der Durchführung von Seminaren und Schulungen sind Teilnehmenden-Listen zu führen.
  • Bei der Erstellung von Publikationen, Seminarunterlagen, Videos, etc. im Projekt sind dem Verwendungsnachweis Belegexemplare beizulegen (gerne elektronisch).
  • Für die Verwaltungskosten des deutschen Vereins müssen Belege nur auf Nachfrage vorgelegt und die Ausgaben plausibel erläutert werden.

Muster für ausgewählte Belege

Bei Bedarf und wenn zutreffend können Sie gerne nebendstehend die unter "Downloads" abrufbaren beispielhaften Muster der Stiftung verwenden und für Ihre Zwecke anpassen (u.a. übersetzen):

  • Honorarvertrag (Bei Honoraren ist über die zu erbringende Leistung und die Vergütung (einschließlich eventueller Nebenkosten) mit der Honorarkraft eine schriftliche Vereinbarung zu schließen.)
  • Honorarrechnung
  • Stundennachweis (Stundenzettel)
  • Teilnehmenden-Listen: Bei geschlossene Veranstaltungen und Schulungen

Sammelbelege

Für Einzelausgaben ähnlicher Art (Bsp. diverse Schreib- und Moderationsmaterial für verschiedene Workshops: Ausgabenposition "Workshopmaterialien") mit einem Gesamtwert unter 50,- EUR können nach pflichtgemäßer Prüfung durch Ihren Verein Listen erstellt werden, denen keine Belege beigefügt werden müssen, sofern die Listen die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs (s. oben) enthalten.

Falls zutreffend, so sind oben genannte Dokumente dem Verwendungsnachweis nach Projektende beizufügen.