Projektdurchführung EZ-Kleinprojektefonds

Am Anfang der Projektdurchführung steht der Fördervertrag zwischen der SNSB und Ihrem Verein. Bitte lesen Sie diesen Vertrag gründlich durch - denn dieser ist unsere gemeinsame Rechtsgrundlage. Bereits bei Projektbeginn ist es sinnvoll sich mit allen späteren Schritten der Projektdürchführung zu befassen - auch mit dem erst nach Abschluss des Projektes einzureichenden Verwendungsnachweis. Vor allem Erstantragstellenden legen wir dringend nahe an unseren Online-Qualifizierungs-Workshops teilzunehmen. Allen Vereinen mit aktuell gültigem Fördervertrag bieten wir monatlich einen kostenlosen Online-Workshop an (Dauer: ca. 2 Stunden), der die Themen Mittelabruf - Geldtransfer - Belege - Beleglisten - Abrechnung - Verwendungsnachweis umfasst und genug Raum für Rückfragen bietet. Details zu den nächsten Workshop-Terminen und zur Workshop-Anmeldung entnehmen Sie bitte nebenstehenden Kasten. Für weitere Fragen zum EZ-KPF empfehlen wir Ihnen die Website des Kleinprojektfonds, sowie unsere FAQs.

 

Fördervertrag

Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie von uns einen Fördervertrag (inkl. Anlagen) auf dem Postweg. Dort finden Sie wichtige Hinweise zu bindenden Modalitäten für die Durchführung ihres Projekts, u.a. Mittelabruf, Regelungen zur Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen, Mitteilungspflicht bei Änderungen im Projektverlauf/ Umwidmungen, Erstellung von Publikationen und dem Förderhinweis, zur Projektabrechnung (Termin und Bestandteile des Verwendungsnachweises) sowie zu möglichen Auflagen.

Beigefügt sind zudem die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) nach § 44 BHO (Bundeshaushaltsordnung) sowie die Besonderen Nebenbestimmungen (BNBest-P/Private Träger) des BMZ.

 

Mittelanforderung/ Mittelabruf

Bitte nutzen Sie ausschließlich unsere Vorlage der Mittelanforderung für Projekte, das Sie nebendstehend unter "Downloads" abrufen können. Das Formular muss vollständig ausgefüllt werden. Die Anforderung der Fördermittel erfolgt je nach Projektverlauf in Raten oder als Gesamtsumme. Bitte tragen Sie dort das Datum ein, zu dem wir Ihnen die Mittel überweisen sollen. Die Mittelanforderung muss uns stets postalisch mit rechtsgültiger Unterschrift in der Stiftung eingegangen sein. Bitte beachten Sie, dass Fördermittel grundsätzlich nur auf das Vereinskonto des antragstellenden Vereins überwiesen werden können. Zudem sollte uns die Mittelanforderung frühzeitig geschickt werden, in der Regel zwei bis drei Wochen vor dem darauf eingetragenen Datum, an dem die Stiftung die Überweisung tätigen soll. Es gilt zu beachten, dass Zuwendungen stets anteilig (entsprechend der im Bewilligungsschreiben festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an den Gesamtausgaben) angefordert werden müssen. Bei der Weiterleitung und bei der Verausgabung der Mittel gelten folgende Fristen:

Weiterleitungsfrist:. Deutsche Vereine müssen nach Eingang der Fördermittel auf Ihrem Vereinskonto (z.B. 01.01.20XX) diese binnen 6 Wochen in das Zielland schicken (z.B. 15.02.20XX).

Verausgabungsfrist (SEPA-Raum): Die Partnerorganisationen müssen nach Eingang der Fördermittel auf dem deutschen Konto (z.B. 01.01.20XX) diese binnen 6 Wochen für den Projektzweck ausgeben/ einsetzen (z.B. 15.02.20XX).

Verausgabungsfrist: Die Partnerorganisationen müssen nach Eingang der Fördermittel auf dem deutschen Konto (z.B. 01.01.20XX) diese binnen 4 Monaten für den Projektzweck ausgeben/ einsetzen (z.B. 01.05.20XX).

Für den Start der Frist wird der Tag zu Grunde gelegt, an dem die Fördermittel auf Ihrem Vereinskonto eingegangen sind (ca. zwei Werktage ab Datum der Mittelüberweisung durch die SNSB). Werden Ausgaben nach der Verausgabungsfrist getätigt, können Zinsen (5,0 % über dem Basiszinssatz von derzeit + 3,12 % = 8,12 %) erhoben werden. Wie Zinsrückforderungen vermieden werden können lernen sie in unseren monatlich online stattfindenden Kurzseminaren zum Verwendungsnachweis.

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 01. Dezember bei der Stiftung Nord-Süd-Brücken angefordert werden.

 

Mitteltransfer zur Partnerorganisation

Die Projektmittel (Fördermittel und Eigenmittel) müssen stets vom Bankkonto des deutschen Vereins auf das Bankkonto der Partnerorganisation) überwiesen und deren Transfer anhand der jeweiligen Kontoauszüge dokumentiert werden. Auf keinen Fall können die Mittel auf ein Privatkonto transferiert werden! Bei der Überweisung und dem Einsatz der Projektmittel ist das Prinzip der Anteilfinanzierung einzuhalten und es sind stets jeweils anteilig die Eigenmittel und die Mittel des BMZ einzusetzen. Sie können zwar mit Eigenmitteln in Vorleistung treten, niemals aber mit BMZ-Mitteln.

Die Projektmittel setzen sich zusammen aus den Fördermitteln des BMZ, den Eigenmitteln des deutschen Vereins, ggfs. Drittmittel und ggf. den Mitteln der Partnerorganisation im globalen Süden. Ins Projektland ist daher die Summe aus den Fördermitteln des BMZ und den Eigenmitteln des deutschen Vereins, (bei Bedarf) abzüglich der Verwaltungskosten des deutschen Vereins, zu überweisen. Mögliche Bankgebühren werden bei der Berechnung des Wechselkurses berücksichtigt.

Ein Beispiel: Sie haben im Rahmen des EZ-KPF 7.500 € Fördermittel von der Stiftung Nord-Süd-Brücken bewilligt bekommen und dabei 2.500 € Eigenmittel angegeben (das entspricht einer bei uns üblichen Förderquote von 75 %) - dann müssen Sie für Ihr Projekt 10.000 € einsetzen (- abzüglich der Verwaltungskosten(pauschale) von 4,0 %, die bei Bedarf des deutschen Vereins nicht überwiesen werden müssen).

 

Buchhaltung der Partnerorganisation

Die Fördermittel dürfen ausschließlich für die im Projektantrag genannten Zwecke verwendet werden. Die Partnerorganisation muss Buch führen und die Mindestanforderungen an eine einfache Buchhaltung erfüllen. Dazu sind alle Ein- und Ausgaben in einem Journal zu verzeichnen und ein Kassenbuch für Bar-Auszahlungen zu führen. Alle Zahlungen sind durch Belege bzw. Zahlungsnachweise zu dokumentieren. Hinweise zu den Mindestanforderungen an Belege finden Sie auf dieser Seite weiter unten.

 

Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen

Güter und Leistungen müssen im Partnerland und der Region beschafft werden. Abweichungen sind nur in begründeten Fällen möglich und zuvor durch die Stiftung zu genehmigen. Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen oder Bauleistungen sind der Bestimmungen der Vergabeverfahren für Lieferungen und Dienstleistungen für Zuwendungsempfänger des BMZ bei der Vergabe von Aufträgen in Entwicklungsländern anzuwenden.

Bei Aufträgen über Liefer-, Dienst- und freiberufliche Leistungen:

Wert der Anschaffung/ Dienstleistung

 Preisermittlung / Dokumentation

Bis 1.000 € (ohne MwSt)

Direktauftrag unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

1.000 € bis 150.000 € (ohne MwSt)

Einholung von mindestens drei schriftlichen Angeboten.

 

Bei Aufträgen über Bauleistungen:

Wert der Anschaffung/ Bauleistung

 Preisermittlung / Dokumentation

Bis 3.000 € (ohne MwSt)

Direktauftrag unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

3.000 € - 3.000.000 € (ohne MwSt)

Einholung von mindestens drei schriftlichen Angeboten.

 

Mitteilungspflichten bei Änderungen/ Umwidmungen

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen bzw. finanziellen Änderungen kommt, müssen diese zuvor bei der Stiftung formlos per E-Mail beantragt und begründet werden. Dies gilt insbesondere, wenn:

  • sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
  • sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
  • sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
  • Zuwendungsmittel der Stiftung bzw. BMZ nicht oder nicht innerhalb von sechs Wochen im Inland (SEPA-Raum) oder vier Monaten im Ausland nach Auszahlung verbraucht werden können.
  • sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen, sich die Deckungsmittel erhöhen oder neue Deckungsmittel hinzutreten.

Bei nicht-kostenneutralen Änderungen ist zudem ein aktualisierter Ausgaben- und Einnahmenplan (elektronisch) an die Stiftung zu senden. Sollten sich Oberpositionen (Investitionen, Betriebsausgaben, Honorar- und Personalausgaben) nicht um mehr als 30 Prozent ändern und die Erhöhungen bei bestimmten Positionen durch entsprechende Einsparungen bei anderen Positionen ausgeglichen werden (Umwidmung), bedarf es keiner vorherigen Zustimmung durch die Stiftung. Die Änderungen müssen dann im Sachbericht des Verwendungsnachweises erläutert werden

 

Förderhinweis

Bei Veröffentlichungen (PR-Maßnahmen) ist auf die Förderung durch das BMZ und die Stiftung Nord-Süd-Brücken in geeigneter Weise hinzuweisen, etwa durch folgende Formulierung:

„Gefördert von der Stiftung Nord-Süd-Brücken mit finanzieller Unterstützung des BMZ". Die Logos der Stiftung und des BMZ können nebendstehend unter "Downloads" runtergeladen werden.

Im Impressum von Druck- und Medienerzeugnissen soll folgender Hinweis vermerkt werden: „Der Herausgeber ist für den Inhalt allein verantwortlich."

 

Belege

Jede Ausgabe muss dem Projektzweck zugordnet werden können und belegt werden. Folgende formalen Anforderungen müssen die Belege erfüllen:

  • Leserlich
  • Fortlaufend chronologisch nummeriert
  • Kleine Belege: auf DIN A 4 Blatt aufkleben
  • Kassenbelege: zusätzlich zum Original kopieren (verblassen mit der Zeit) und daneben kleben
  • Fremdsprachige Belege: sofern sie nicht in englischer Sprache sind ist ihr Inhalt auf Deutsch zusammenzufassen und daneben zu notieren
  • Bitte keine Klarsichtfolien oder Ähnliches benutzen

Zudem müssen die Belege die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs aufweisen:

  • Datum
  • Firma oder Person, die die Leistung oder Lieferung erbringt (Zahlungsempfänger*in)
  • der Beleg soll auf die Partnerorganisation ausgestellt sein jedoch nicht auf eine zur Partnerorganisation zugehörigen Einzelperson
  • Tag und Grund der Zahlung (Art und Menge der Leistung oder Lieferung)
  • Betrag
  • rechtsgültige Unterschrift des Zahlungsempfängers (Zahlungsbeweis)
  • Eindeutiger Projektbezug (beispielsweise durch den Projektitel oder die Projektnummer)

 

Belegarten

Wenn die nachfolgenden Ausgabenarten durch die Stiftung bewilligt worden, sind sie in folgender Form zu belegen:

  • Lohn- und Honorarkosten: Arbeits- bzw. Honorarverträge (mit Angabe der Art, Umfang, Dauer der Leistung und der Zahlungsgrundlage (Anzahl Stunden/Tage/Monate x Kostensatz). Diesen sind Zahlungsnachweise beizufügen (von der/dem Empfänger*in quittierte Empfangsbestätigungen bei Bar-Zahlungen bzw. Kontoauszüge im Falle von Überweisungen).
    Bei der Beschäftigung von Tagelöhnern können stattdessen Lohnlisten geführt werden (mit Angabe von Namen, Arbeitszeiten, Lohn, Datum der Auszahlung und die Auszahlug muss jeweils von jeder/m Lohnempfänger*in quittiert werden).
  • Fahrt- und Reisekosten im Partnerland: Es ist das Ticket der Reise bzw. die Benzinquittung vorzulegen und die Belege Angaben zum Namen der/des Reisenden, Zweck der Reise, Ursprungsort und Zielort der Reise, dem Reisedatum sowie zum Preis aufweisen).
  • Bei der Durchführung von Seminaren und Schulungen sind Teilnehmenden-Listen zu führen.
  • Bei der Erstellung von Publikationen, Seminarunterlagen, Videos, etc. im Projekt sind dem Verwendungsnachweis Belegexemplare beizulegen (gerne elektronisch).
  • Für die Verwaltungskosten des deutschen Vereins müssen Belege nur auf Nachfrage vorgelegt und die Ausgaben plausibel erläutert werden.

 

Muster für ausgewählte Belege

Bei Bedarf können Sie gerne nebendstehend die unter "Downloads" abrufbaren beispielhaften Muster der Stiftung verwenden und für Ihre Zwecke anpassen (u.a. übersetzen):

  • Honorarvertrag (Bei Honoraren ist über die zu erbringende Leistung und die Vergütung (einschließlich eventueller Nebenkosten) mit der Honorarkraft eine schriftliche Vereinbarung zu schließen.)
  • Honorarrechnung
  • Stundennachweis (Stundenzettel)
  • Teilnehmenden-Listen: Bei geschlossene Veranstaltungen und Schulungen

 

Sammelbelege

Für Einzelausgaben ähnlicher Art (Bsp. diverse Schreib- und Moderationsmaterial für verschiedene Workshops: Ausgabenposition "Workshopmaterialien") mit einem Gesamtwert unter 50,- EUR können nach pflichtgemäßer Prüfung durch Ihren Verein Listen erstellt werden, denen keine Belege beigefügt werden müssen, sofern die Listen die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs (s. oben) enthalten.

Falls zutreffend, so sind oben genannte Dokumente dem Verwendungsnachweis nach Projektende beizufügen.