Verwendungsnachweis im EZ-Kleinprojektefonds

Bereits bei Projektbeginn ist es sinnvoll, sich mit allen späteren Schritten der Projektdürchführung zu befassen - auch mit dem nach Projektende einzureichenden Verwendungsnachweis. Vor allem Erstantragstellenden legen wir dringend nahe an unseren monatlichen Online-Workshops zur Erstellung von Verwendungsnachweisen teilzunehmen. Der Workshop steht allen Vereinen offen, die gerade einen Projektantrag bei der SNSB eingereicht haben, mitten in der Projektabwicklung sind, oder nach langer Pause zwischen zwei Kleinprojekten ihr Wissen auffrischen wollen. Mehrfachteilnahme an den Workshops ist möglich. Dieser Online-Workshop dauert max. 2 Stunden und deckt die Themen Mittelabruf - Geldtransfer - Belege - Beleglisten - Abrechnung - Verwendungsnachweis ab und bietet genug Raum für Rückfragen. Für weitere Fragen zum EZ-KPF empfehlen wir Ihnen die Website des Kleinprojektfonds, sowie unsere FAQs.

 

Verwendungsnachweis EZ-Kleinprojektefonds

Im EZ-Kleinprojektefonds aus BMZ-Mitteln geförderte Projekte müssen einen Nachweis über die Verwendung der Gesamtprojektausgaben anfertigen. Nach Ende des Projekts ist der Verwendungsnachweis in der Regel innerhalb von drei Monaten bei der Stiftung vorzulegen. Den Termin für die Abgabe des Verwendungsnachweises finden Sie in Ihrem Fördervertrag. Bei diesbezüglichen Fragen können Sie sich gerne bei uns melden.

Dem Verwendungsnachweis müssen stets Belege beigefügt werden. Bei erstmaliger Förderung sind der Stiftung Originalbelege vorzulegen, danach genügen Scans oder Kopien der Originalbelege (Siehe Hinweise in Ihrem Fördervertrag unter 5.). Falls erforderlich gibt die Stiftung die Originalbelege nach der Prüfung gerne zurück. In diesem Fall sind alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung der Stiftung Nord-Süd-Brücken, des BMZ und des Bundesrechnungshofes vorzulegen.

Sollten die Originalbelege nicht aus dem Projektland ausgeführt werden können, finden Sie dazu entsprechende Hinweise weiter unten auf dieser Seite (s. Beglaubigte Kopien, Chartered Accountant).

Die vollständigen Unterlagen des Verwendungsnachweises und entsprechende Anlagen sind stets postalisch und elektronisch (in den jeweiligen Originalformaten) an die Stiftung zu senden! Bitte verwenden Sie bei der postalischen Sendung keine Tackerklammern oder Klarsichtfolien!

 

Bestandteile des Verwendungsnachweises

Der Verwendungsnachweis besteht aus dem inhaltlichen und dem zahlenmäßigen Nachweis. Die entsprechenden Formulare sind stets auf Deutsch auszufüllen. Nutzen Sie auch den Leitfaden zum Verwendungsnachweis EZ-KPF (Siehe Downloadkasten).

Inhaltlicher Nachweis: Der inhaltliche Nachweis besteht aus dem Sachbericht zum Verwendungsnachweis, der unter der Vorlage "Verwendungsnachweis EZ-KPF (Teil D)" (Siehe Downloadkasten) zu finden ist.

  • Füllen Sie das Formular vollständig aus. Bei Bedarf aktualisieren Sie unter 1.2. die Kurzbeschreibung des Projekts. Diese wird auf unserer Webseite in der Übersicht der geförderten Projekte angezeigt.
  • Die ausgedruckte Version des Sachberichts ist rechtsgültig zu unterschreiben. Für die elektronische Version bitte im Word-Format belassen.
  • Es sind dem Sachbericht Belegexemplare von im Projekt erstellten Druckerzeugnissen, Publikationen, Plakaten u.a. (gerne elektronisch) beizufügen.
  • Teilnehmenden-Listen von geschlossenen Veranstaltungen und Schulungen sind vorzulegen.
  • Dem Sachbericht können zudem zur Dokumentation der Projektfortschritte sehr gerne Fotos/Videos/Links zu Blogs/Vereinswebseite etc. beigefügt werden. In diesem Fall gewährt Ihr Verein der Stiftung die Nutzungsrechte, es sei denn, der Nutzung wird ausdrücklich widersprochen.

 

Zahlenmäßiger Nachweis: Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus der Belegliste, dem SOLL-IST-Vergleich und den Belegen. Nehmen Sie sich hierfür Ihre digitale Excel-Datei des zuletzt bewilligten Finanzierungsplans (Teil C) vor. Bei Bedarf können Sie diesen gerne per E-Mail bei der Stiftung anfragen.

Belegliste: Gehen Sie im Finanzierungsplan (Teil C) auf das integrierte Datenblatt "Belegliste" und füllen Sie die Tabellen Einnahmen, Berechnung des Wechselkurses, Ausgaben folgendermaßen aus:

a) Einnahmen: Hier tragen Sie alle Projektmittel ein (beim EZ-Kleinprojektefonds abgerufenen Fördermittel sowie ihr Eigenanteil), die im Projekt verwendet wurden.

b) Wechselkursberechnung: Bitte verwenden Sie ausschließlich die Tabelle Berechnung des Wechselkurses, um Ihren Wechselkurs zu berechnen!

  • Alle getätigten Überweisungen (aus Deutschland ins Zielland) sind in die Wechselkurstabelle einzutragen. Ebenso die Kontoauszüge des Empfängers in lokaler Währung. Aus den aus Deutschland überwiesenen Fördermitteln (z.B. 1.000 €) und der Summe, die auf dem Kontoauszug ihrer Partnerorganisation erscheint (z.B. 100.000 Kenia Schilling) ergibt sich dann automatisch ein Wechselkurs (z.B. 1:100). Ein gemittelter Wechselkurs über alle Überweisungen hinweg wird automatisch von Excel errechnet und sollte nicht händisch errechnet werden.
  • Alle den Mitteltransfer dokumentierenden Kontoauszüge sind stets dem Verwendungsnachweis beizufügen (Abbuchung vom Konto des deutschen Vereins sowie über den Eingang auf dem Konto der Partnerorganisation).
  • Sollten Projektausgaben im Partnerland in mehr als einer Fremdwährung bezahlt worden sein, ist das Datenblatt "Belegliste bei Drittwährung" zu nutzen und zusätzlich die Umtauschquittungen einzureichen. Der Umtausch der Projektmittel muss stets in offiziellen Wechselstuben vorgenommen werden. 

c) Ausgaben

  • Füllen Sie alle Spalten aus.
  • Bitte tragen Sie alle Ausgaben entsprechend ihrer Budgetlinie (Investition, Betriebsausgaben, etc.) chronologisch ein. Die ldf. Nr. (laufende Nummer) enstpricht der fortlaufenden Nummerierung ihrer Belege. Die Belegnummer ist eine eindeutige Nummer mit Bezug zu ihrem Projekt. Nutzen Sie gern die Spalte Erläuterungen für Ihre stichpunktartige Übersetzung des Belegs.
  • Die Ausgaben werden stets nur in der (lokalen) Währung eingetragen, in der sie bezahlt wurden.
  • Weitere Hinweise zum Ausfüllen der Belegliste finden Sie im Datenblatt "Erläuterungen".

Soll-Ist-Vergleich: Nutzen Sie das Datenblatt "Finanzierungsplan". Ausgefüllt wird nun die "IST-Spalte tatsächliche Ausgaben bzw. Einnahmen" anhand der Ergebnisse der Belegliste. Die Werte der SOLL-Spalte werden dabei beibehalten.

Abrechnung der Mittelreserve: Wurde die Mittelreserve ("Unvorhergesehenes") bei Antragstellung in den Ausgaben- und Einnahmenplan im SOLL aufgenommen, wird bei der Abrechnung davon ausgegangen, dass diese im Projektverlauf für die Deckung unvorhergesehener Ausgaben verwendet wurde. Dies können Kosten gewesen sein, die sich bei bereits bestehenden Ausgabenpositionen auf Grund von Preissteigerungen erhöht hatten oder die im Vergleich zur Antragstellung als unerwartete neue Ausgabenposition hinzukamen. Folglich ist die Mittelreserve bei der Abrechnung aufzulösen und ist hier daher automatisch auf 0,00 EUR gesetzt. Wie alle anderen Ausgabenpositionen müssen auch diejenigen, die mit der Mittelreserve bezahlt wurden anhand von Belegen abgerechnet werden.

Belege: Es sind stets Belege vorzulegen (inkl. Zahlungsnachweise wieQuittungen bei Barzahlungen bzw. Kontoauszüge bei nicht-baren Zahlungen). Bitte fügen Sie dem Verwendungsnachweis zudem folgende Belege bei, wenn entsprechende Ausgabenarten durch die Stiftung bewilligt worden (Hinweise zu den Anforderungen an die Belege bzw. möglichen Vorlagen zum Download finden sie auf der vorherigen Seite Projektdurchführung EZ-Kleinprojektefonds):

  • Arbeits-/Honorarverträge (bei Personalstellen/Honorarkräften) bzw. Lohnlisten (bei der Beschäftigung von Tagelöhnern)
  • Fahrkarten (bei Reisekosten des Projektpersonals) bzw. Benzinquittungen mit entsprechenden Angaben
  • Vergabevermerke (falls zutreffend), mit dem Ergebnis der Preisermittlung und Begründung der Vergabeentscheidung
  • Übergabevertrag/Inventarliste (siehe unten)
  • Teilnehmendenlisten etc.

 

Inventarisierung und Bindungsfristen

Alle beweglichen Gegenstände, die zur Erfüllung des Projektzwecks beschafft wurden und einen Einzelwert von 800 EUR übersteigen (Anschaffungs- oder Herstellungswert), müssen inventarisiert werden (s. AnBest-P Nr. 4.2). Hierzu kann die unter "Downloads" eingestellte Tabelle als Muster für eine Inventarliste verwendet werden. Für Gebäude und Grundstücke wird stattdessen empfohlen, mit der Partnerorganisation einen Übergabevertrag aufzusetzen. Eine Vorlage für ein Muster finden Sie nebenstehend unter "Downloads". Eine englische Version kann bei der Stiftung angefragt werden. Anhand dieser Unterlagen soll der Verbleib der Anschaffungen nach Projektende und deren weiterhin gemeinnützige Zweckbestimmung dokumentiert werden. Hierbei gelten folgende Bindungsfristen für den Verbleib der Anschaffungen im Besitz der Zielgruppen bzw. Partnerorganisation:

Anschaffungswert Bindungsfrist
Ausstattungs-, technische Ausrüstungs- und andere Gegenstände 800 € bis 5.000 EUR 4 Jahre
Ausstattungs-, technische Ausrüstungs- und andere Gegenstände 5.000 € bis 50.000 € 7 Jahre
Ausstattungs-, technische Ausrüstungs- und andere Gegenstände über 50.000 € 10 Jahre
Grundstück/ Gebäude bis 50.000 € (ohne Umsatzsteuer) 15 Jahre
Grundstücke/ Gebäude über 50.000 € (ohne Umsatzsteuer) 30 Jahre

 

Partnerorganisation kann Originalbelege nicht zur Verfügung stellen

Bitte stimmen Sie sich frühzeitig - am Besten vor Projektbeginn - mit Ihrem Projektpartner ab, sollten die Originalbelege vom Projektpartner nicht nach Projektende für die Abrechnung des Projekts bei der Stiftung versendet werden können und informieren Sie bitte die Stiftung. Folgende Alternativen zur Abrechnung mit Originalbelegen sind grundsätzlich möglich:

Beglaubigte Kopien: In Ausnahmefällen können mit der Projektabrechnung beglaubigte Kopien der Originalbelege (Originalstempel auf Belegkopie) vorgelegt werden. Eine Beglaubigung kann durch eine dafür im Projektland befugte Institution vorgenommen werden. Im Idealfall entspricht diese einer Stelle, die Beglaubigungen gewöhnlich in Deutschland vornehmen darf. Zudem müssen die Originalbelege mindestens fünf Jahre nach Abgabe des Verwendungsnachweises bei der Partnerorganisation aufbewahrt werden. Bei einer möglichen Prüfung der Stiftung durch das BMZ muss jedoch gesichert sein, dass die Originalbelege jederzeit nachgereicht werden können.

Chartered Accountant: Statt der Originalbelege können im Partnerland anerkannte unabhängige Buchprüfer*innen für die Erstellung des Verwendungsnachweises beauftragt werden. Folgende Anforderungen an die Projektabrechnung mit Chartered Accountant (CA) sind zu erfüllen:

  • Auf die Auswahl der/des CA muss der deutsche Verein in geeigneter Weise Einfluss nehmen
  • Es muss ein Nachweis der Qualifikation der/des CA durch eine schriftliche Bestätigung einer anerkannten nationalen Einrichtung (bspw. Handelskammer, nationale Buchprüfer*innen-Innung, etc.) erfolgen und der Stiftung mit dem Verwendungsnachweis gesendet werden
  • Mit der/dem CA muss ein Vertrag abgeschlossen werden, dessen umfänglicher Inhalt vom BMZ vorgegeben ist und der bei der Stiftung erfragt werden kann
  • Die Kosten für die/den CA können bei Antragstellung im Finanzierungsplan unter „Betriebsausgaben" berücksichtigt werden.

 

Versand des Verwendungsnachweises

Der Verwendungsnachweis und entsprechende Anlagen sind sowohl postalisch als auch elektronisch (im jeweiligen Originalformat) zu senden an: vn-kpf@nord-sued-bruecken.de sowie an die Stiftung Nord-Süd-Brücken, Greifswalder Straße 33a, 10405 Berlin.

 

Prüfverfahren

Für den fristgerechten Eingang zur geltenden Abgabefrist muss uns der Verwendungsnachweis postalisch vorliegen. Erst nach elektronischem und postalischem Eingang des Verwendungsnachweises kann dieser von uns bearbeitet werden. Nach einer ersten Durchsicht der Unterlagen erhalten Sie von uns per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Im Anschluss prüfen wir den Verwendungsnachweis i.d.R. innerhalb von drei Monaten. Sollten sich dabei Fragen ergeben, melden wir uns bei Ihnen. Nach Abschluss des Prüfverfahrens stellen wir ein Entlastungsschreiben aus, das wir Ihnen auf dem Postweg zuschicken.

 

Erstförderung und Folgeprojekt

Wird Ihr Verein erstmalig im EZ-Kleinprojektefonds (BMZ-Mittel) gefördert, muss dieses Projekt bei der Stiftung zunächst vollständig unter Vorlage der Originalbelege abgerechnet werden und der Prüfprozess abgeschlossen sein, bevor ein Folgeprojekt bewilligt werden kann. Dabei sollten zwischen dem postalischem Eingang des Verwendungsnachweises des Erstprojekts und dem Beginn des zweiten Projekts mindestens sechs Wochen eingeplant werden.

 

Wenn Sie in den Verteiler des EZ Kleinprojektefonds der Stiftung Nord-Süd-Brücken aufgenommen werden möchten (oder sich von diesem wieder abmelden möchten), dann schreiben Sie bitte eine kurze E-Mail an kpf@nord-sued-bruecken.de mit dem Betreff "EZ KPF Verteiler"