Projektdurchführung SDG-Fonds

Bewilligungsschreiben

Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie von uns ein Bewilligungsschreiben (inkl. Anlagen) auf dem Postweg (vorab per E-Mail als Scan). Bitte lesen Sie sich dieses gut durch und melden sich gerne bei Fragen.

Dort finden Sie wichtige Hinweise zu bindenden Modalitäten für die Durchführung Ihres Projekts, u.a. zu Bewilligung und Mittelanforderung, Einsatz der Fördermittel bei der Projektdurchführung, zum Verwendungsnachweis sowie zu möglichen Auflagen. Beigefügt sind zudem die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P), §44 BHO (nebenstehend unter "Downloads" abrufbar).

Es gelten zudem die Regelungen für die Durchführung von SDG-Projekten (nebenstehend unter "Downloads" abrufbar) sowie die Förderrichtlinie der Stiftung Nord-Süd-Brücken.

Mittelanforderung

Die Anforderung der Fördermittel erfolgt je nach Projektverlauf in Raten oder als Gesamtsumme. Bitte nutzen Sie dafür ausschließlich unsere Vorlage der Mittelanforderung für Projekte, das Sie nebendstehend unter "Downloads" abrufen können. Das Formular muss vollständig ausgefüllt werden. Bitte tragen Sie dort das Datum ein, zu dem wir Ihnen die Mittel überweisen sollen. Die Mittelanforderung muss uns stets postalisch mit rechtsgültiger Unterschrift in der Stiftung eingegangen sein, damit wir die Überweisung vornehmen können. Bitte beachten Sie, dass Fördermittel grundsätzlich nur auf das Vereinskonto überwiesen werden können. Zudem sollte uns die Mittelanforderung frühzeitig geschickt werden, in der Regel zwei bis drei Wochen vor dem darauf eingetragenen Datum, an dem die Stiftung die Überweisung tätigen soll.

Es gilt zu beachten, dass Zuwendungen stets anteilig (entsprechend der im Bewilligungsschreiben festgeschriebenen prozentualen Anteilfinanzierung an den Gesamtausgaben) angefordert und spätestens nach sechs Wochen und innerhalb der Projektlaufzeit zur Erfüllung des Vertragszwecks eingesetzt werden. Hierbei wird der Tag zu Grunde gelegt, an dem das Geld auf Ihrem Vereinskonto eingegangen ist (nach ca. zwei Werktagen ab Datum der Mittelüberweisung durch die Stiftung). 

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 01. Dezember bei der Stiftung angefordert werden.

Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen

Bei der Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Dienstleistungen sind stets die Bestimmungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A (VOL/A) anzuwenden.

Bei Zuschüssen bis zu einem Gesamtwert von 100.000 Euro gilt das Verfahren gemäß der vom BMZ festgelegten Wertgrenzen:

Wert der Anschaffung / Dienstleistung

Preisermittlung / Dokumentation

Bis 1.000 € (ohne Mehrwertsteuer) / 3.000 € (coronabedingt bis 31.12.2021)

Direktkauf § 3 Abs. 6 VOL/A unter Berücksichtigung von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

1.000 € (ohne Mehrwertsteuer) / 3.000 € (coronabedingt bis 31.12.2021) – 15.000 € (ohne Mehrwertsteuer)

Freihändige Vergabe, eine nachvollziehbare Preisermittlung (z.B. telefonisch, per Internet) ist bei mindestens drei Anbietern zu dokumentieren.

Ab 15.000 € (ohne Mehrwertsteuer)

Freihändige Vergabe, mindestens drei schriftliche Angebote erforderlich.

Das Ergebnis der Preisermittlung und die Vergabeentscheidung (Begründung) – auch für Vergaben unter 1.000 € (3.000 € coronabedingt bis 31.12.21) – sind in einem Vermerk festzuhalten. Bei Bedarf können Sie die nebendstehend unter "Downloads" abrufbare Vorlage Vergabevermerk der Stiftung verwenden und dem Verwendungsnachweis beizufügen.

Sofern möglich, sollten bei der Vergabe von Aufträgen insbesondere Werkstätten für Behinderte in Anspruch genommen und die Möglichkeit der Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten (siehe §2 Abs. 3 UVgO bzw. §97 Abs. 3 GWB sowie www.kompass-nachhaltigkeit.de) geprüft werden.

Mitteilungspflichten bei Änderungen/Umwidmungen

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen bzw. finanziellen Änderungen kommt, müssen diese zuvor bei der Stiftung formlos per E-Mail beantragt und begründet werden. Dies gilt insbesondere, wenn:

  • sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall.
  • sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
  • sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
  • Zuwendungsmittel der Stiftung nicht oder nicht innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung verbraucht werden können.
  • sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen, sich die Deckungsmittel erhöhen oder neue Deckungsmittel hinzutreten.

Bei nicht-kostenneutralen Änderungen ist zudem ein aktualisierter Ausgaben- und Einnahmenplan (elektronisch) an die Stiftung zu senden. Sollten sich Oberpositionen (Unterkunft und Verpflegung, Fahrtkosten, Honorar- und Personalausgaben, Sachausgaben) nicht um mehr als 20 Prozent ändern oder die Erhöhungen bei bestimmten Positionen durch entsprechende Einsparungen bei anderen Positionen ausgeglichen werden (Umwidmung), bedarf es keiner vorherigen Zustimmung durch die Stiftung. Die Änderungen müssen dann im Sachbericht des Verwendungsnachweises erläutert werden.

Erstellung von Publikationen und Förderhinweis

Bei der Erstellung von Publikationen sind die Grundsätze für Entwicklungspolitische Bildungsarbeit des Konzept 159 (Abschnitt 2 bis 4) zu beachten. Ein Belegexemplar des Druckerzeugnisses ist dem Verwendungsnachweis beizufügen.

Für die entwicklungspolitische Informations- und Bildungsarbeit relevante Publikationen, insbesondere Unterrichtsmaterialien, müssen dem EWIK-Internetportal Globales Lernen zeitnah nach deren Fertigstellung für die breite Nutzung zur Verfügung gestellt werden (per E-Mail an: service@globaleslernen.de).

Wir bitten darum, in der Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt auf die Förderung hinzuweisen, z.B. durch eine Formulierung wie „Gefördert von der Stiftung Nord-Süd-Brücken mit finanzieller Unterstützung des BMZ". Die Logos der Stiftung und des BMZ können nebendstehend unter "Downloads" runtergeladen werden.

Im Impressum von Druck- und Medienerzeugnissen soll folgender Hinweis vermerkt werden: „Der Herausgeber ist für den Inhalt allein verantwortlich."

Weitere Vorlagen für die Projektdurchführung

Bei Bedarf und wenn zutreffend können Sie gerne nebendstehend die unter "Downloads" abrufbaren beispielhaften Vorlagen der Stiftung verwenden:

  • Reisekostenformular
  • Honorarvertrag (Bei Honoraren ist über die zu erbringende Leistung und die Vergütung (einschließlich eventueller Nebenkosten) mit der Honorarkraft eine schriftliche Vereinbarung zu schließen.)
  • Honorarrechnung
  • Stundennachweis (Stundenzettel)
  • Formular zur anteiligen Abgrenzung von Personalkosten in Projekten
  • Teilnehmenden-Listen: Sind bei geschlossenen Bildungsveranstaltungen notwendig. Bei Online-Veranstaltungen: Unabhängig davon, welche Software für Online-Veranstaltungen genutzt wird, bieten die Programme in unterschiedlichem Umfang die Möglichkeit, statistische Parameter über Logdateien oder Analyselisten zu exportieren und zu erhalten (gängigen Formate: excel, pdf, rtf, usw.), z.B.  zur Zahl der Anwesenden in einem virtuellen Raum. Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Screenshots während der Veranstaltung, ergänzt durch eine namentliche Auflistung der Teilnehmenden.
  • Veranstaltungsbestätigungen: Bei Bildungsveranstaltungen mit Kindern im Vorschul- und Grundschulalter oder Schulklassen für Referent*innen anstelle von Teilnehmenden-Listen

Falls zutreffend, so sind die ausgefüllten Formulare nach Projektende dem Verwendungsnachweis beizufügen.