Verwendungsnachweis SDG-Fonds

Über die Verwendung der Zuwendungsmittel muss ein Nachweis (Verwendungsnachweis) vorgelegt werden. Sowohl den Umfang des Verwendungsnachweises als auch der Termin, zu dem der Verwendungsnachweis spätestens eingereicht werden muss, findet sich im Bewilligungsbescheid. Bei einem mehrjährigen Projekt muss ein Zwischennachweis vorgelegt werden.

Bitte senden Sie alle Verwendungsnachweis-Unterlagen sowohl elektronisch an sdg@nord-sued-bruecken.de als auch postalisch an die Stiftung Nord-Süd-Brücken.

Der Verwendungsnachweis nach Projektabschluss besteht aus:

  • zuletzt von der Stiftung bewilligter Ausgaben- und Einnahmenplan, ausgefüllt im Soll und Ist (sog. Soll-Ist-Vergleich), sowohl als Excel-Datei per Email als auch ausgedruckt postalisch. Den zuletzt bewilligten A&E können Sie gern per Email bei der Stiftung anfragen.
  • Belegliste, sowohl als Excel-Datei per Email als auch ausgedruckt postalisch.
  • Belege, im Original postalisch
  • Zahlungsnachweise, als Kopien (Überweisungen/Kontoauszüge) entweder postalisch oder per Email
  • Sachbericht, sowohl als Word-Datei oder pdf per Email als auch ausgedruckt postalisch
  • Formular zur quantitativen Zielerreichung inkl. aktualisierter Projektkurzbeschreibung, sowohl per Email als auch postalisch

Bei überjährigen Projekten (über zwei Haushaltsjahre) ist ein Zwischennachweis nach Abschluss des ersten Haushaltsjahres vorzulegen. Dieser umfasst alle Unterlagen wie auch der Verwendungsnachweis, außer die Belege und Belegliste. Wir empfehlen auch zum Zwischennachweis diese einzureichen, damit diese bereits geprüft werden können und sich damit der Aufwand beim Verwendungsnachweis entsprechend reduziert.

Dem Verwendungsnachweis bitte auch folgende Unterlagen beifügen (wo gegeben):

  • Teilnehmendenlisten oder Vortragsbestätigungen aller geschlossenen Veranstaltungen;
  • noch nicht eingereichte Kofinanzierungsnachweise (Kopien der Bewilligungsbescheide);
  • Vergabevermerk für Ausschreibungen über 1000€ bzw. Nachweis Preisermittlung für Leistungen/Waren;
  • Belegexemplare von Druckerzeugnissen bzw. sonstige erstellte Medien, Fotos o.ä.

Belege

Bitte reichen Sie mit dem Verwendungsnachweis die Originalbelege ein. Die Originalbelege können auf Wunsch nach der Prüfung zurück gegeben werden. Es müssen Belege mindestens in der Höhe der Fördersumme plus 10% eingereicht werden.

Aufbewahrungsfristen

Der Projektträger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen. Alle an die Stiftung eingesandten Belege werden von der Stiftung aufbewahrt. Auf ausdrücklichen Wunsch mit Begründung können die Belege an den Projektträger zurückgesandt werden. Bitte geben Sie dies im Verwendungsnachweis bzw. Anschreiben an.

Erstförderung und Folgeprojekt

Wurde Ihr Verein mit dem abzurechnenden Projekt erstmalig im Bereich der Inlandsförderung der Stiftung gefördert, muss dieses Projekt zunächst bei der Stiftung mit Vorlage des Verwendungsnachweises abgerechnet und der Prüfprozess abgeschlossen sein, bevor ein Folgeprojekt bewilligt werden kann.