Über die Verwendung der Zuwendungsmittel muss ein Nachweis (Verwendungsnachweis) vorgelegt werden. Sowohl den Umfang des Verwendungsnachweises als auch der Termin, zu dem der Verwendungsnachweis spätestens eingereicht werden muss, findet sich im Bewilligungsbescheid. Bei einem mehrjährigen Projekt muss ein Zwischennachweis vorgelegt werden.
Bitte senden Sie alle Verwendungsnachweis-Unterlagen sowohl elektronisch an sdg@nord-sued-bruecken.de als auch postalisch an die Stiftung Nord-Süd-Brücken.
Der Verwendungsnachweis nach Projektabschluss besteht aus:
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zuletzt von der Stiftung bewilligter Ausgaben- und Einnahmenplan, ausgefüllt im Soll und Ist (sog. Soll-Ist-Vergleich), sowohl als Excel-Datei per Email als auch ausgedruckt postalisch. Den zuletzt bewilligten A&E können Sie gern per Email bei der Stiftung anfragen.
- Belegliste, sowohl als Excel-Datei per Email als auch ausgedruckt postalisch.
- Belege, im Original postalisch
- Zahlungsnachweise, als Kopien (Überweisungen/Kontoauszüge) entweder postalisch oder per Email
- Sachbericht, sowohl als Word-Datei oder pdf per Email als auch ausgedruckt postalisch
- Formular zur quantitativen Zielerreichung inkl. aktualisierter Projektkurzbeschreibung, sowohl per Email als auch postalisch
Bei überjährigen Projekten (über zwei Haushaltsjahre) ist ein Zwischennachweis nach Abschluss des ersten Haushaltsjahres vorzulegen. Dieser umfasst alle Unterlagen wie auch der Verwendungsnachweis, außer die Belege und Belegliste. Wir empfehlen auch zum Zwischennachweis diese einzureichen, damit diese bereits geprüft werden können und sich damit der Aufwand beim Verwendungsnachweis entsprechend reduziert.
Dem Verwendungsnachweis bitte auch folgende Unterlagen beifügen (wo gegeben):
- Teilnehmendenlisten oder Vortragsbestätigungen aller geschlossenen Veranstaltungen;
- noch nicht eingereichte Kofinanzierungsnachweise (Kopien der Bewilligungsbescheide);
- Vergabevermerk für Ausschreibungen über 1000€ bzw. Nachweis Preisermittlung für Leistungen/Waren;
- Belegexemplare von Druckerzeugnissen bzw. sonstige erstellte Medien, Fotos o.ä.
Belege
Bitte reichen Sie mit dem Verwendungsnachweis die Originalbelege ein. Die Originalbelege können auf Wunsch nach der Prüfung zurück gegeben werden. Es müssen Belege mindestens in der Höhe der Fördersumme plus 10% eingereicht werden.
Aufbewahrungsfristen
Der Projektträger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen. Alle an die Stiftung eingesandten Belege werden von der Stiftung aufbewahrt. Auf ausdrücklichen Wunsch mit Begründung können die Belege an den Projektträger zurückgesandt werden. Bitte geben Sie dies im Verwendungsnachweis bzw. Anschreiben an.
Inventarisierung und Bindungsfristen
Alle Vermögensgegenstände, die im Rahmen des Projekts erworben oder hergestellt werden, gehen nach Beendigung des Projektes in das Eigentum des Zuschussempfängers über. Während des Förderzeitraums dürfen die Gegenstände nur mit Einwilligung des Zuschussgebers für einen anderen Zweck verwendet werden. Wenn der Beschaffungs- bzw. Herstellungswert (ohne Umsatzsteuer) mehr als 800 € beträgt, muss der Gegenstand inventarisiert und bei einem Beschaffungs- bzw. Herstellungswert (ohne Umsatzsteuer) ab 410 € mindestens zwei Jahre und bei einem Wert über 5.000 € mindestens fünf Jahre für einen entwicklungspolitisch förderungswürdigen, gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Bei einer Zweckentfremdung innerhalb der Bindungsfrist ist grundsätzlich ein anteiliger Wertausgleich in Höhe des Verkehrswertes des Gegenstandes zum Zeitpunkt seiner erstmaligen zweckfremden Verwendung zu leisten
Erstförderung und Folgeprojekt
Wurde Ihr Verein mit dem abzurechnenden Projekt erstmalig im Bereich der Inlandsförderung der Stiftung gefördert, muss dieses Projekt zunächst bei der Stiftung mit Vorlage des Verwendungsnachweises abgerechnet und der Prüfprozess abgeschlossen sein, bevor ein Folgeprojekt bewilligt werden kann.