Über die Verwendung der Zuwendungsmittel muss ein Nachweis (Verwendungsnachweis) vorgelegt werden. Sowohl den Umfang des Verwendungsnachweises als auch der Termin, zu dem der Verwendungsnachweis spätestens eingereicht werden muss, findet sich im Bewilligungsbescheid. Die Vorlage von Originalbelegen ist nur bei erstmalig im BIKO-Programm geförderten Vereinen notwendig, ansonsten müssen in der Regel keine Belege beigefügt werden.
Bitte senden Sie alle Unterlagen sowohl elektronisch per Email an biko@nord-sued-bruecken.de als auch postalisch an die Stiftung Nord-Süd-Brücken.
Der Verwendungsnachweis besteht aus folgenden Teilen:
Deckblatt
Mit einer Bestätigung, dass die Ausgaben notwendig waren und die Mittel wirtschaftlich und sparsam verwendet wurden. Diese muss rechtsverbindlich unterschrieben werden und im Original postalisch eingehen.
Zahlenmäßiger Nachweis (Anlage 1): Ausgaben- und Einnahmenplan und Belegliste
Der zahlenmäßige Nachweis besteht aus zwei Teilen: dem Ausgaben- und Einnahmenplan (mit einem Soll-Ist-Vergleich der Einnahmen und Ausgaben) sowie einer/mehrerer Belegliste/n.
Für den Soll-Ist-Vergleich verwenden Sie bitte den bei der Antragstellung eingereichten (bzw. im Fall von Ausgabenplanänderungen/Umwidmungen den zuletzt bewilligten) Ausgaben- und Einnahmenplan und tragen in der IST-Spalte die entsprechenden Zahlen ein, die Sie der Belegliste entnehmen. Gerne senden wir auf Nachfrage den zuletzt bewillgten A&E-Plan per Email zu.
Die Belegliste wird nach Ausgabenpositionen des Ausgaben- und Einnahmenplans geordnet. Sollten sich die Ausgabepositionen, insbesondere Abweichungen von der Planung nicht von selbst erklären, fügen Sie bitte eine Erklärung in der Belegliste hinzu. In der Belegliste sind alle Einnahmen und Ausgaben voneinander einzeln aufzuführen.
Für den Verwendungsnachweis müssen von erstmals im BIKO-Programm geförderten Vereinen für alle Belege Originalrechnungen und entsprechende Zahlungsnachweise eingereicht werden. Dabei ist für Honorarzahlungen zusätzlich der Honorarvertrag nötig.
Der zahlenmäßige Nachweis muss sowohl in ausgedruckter Form als auch per Email im Excel-Format eingereicht werden.
Sachbericht (Anlage 2) inkl. Genderstatistik, Projektkurzbeschreibung, Dokumentation (Fotos, Texte)
Über Ergebnis und Durchführung des Projekts inklusive einer Gegenüberstellung der geplanten (=Soll) und erreichten (=Ist) Indikatoren (Seiten 3ff der Vorlage Verwendungsnachweis). Bitte legen Sie bei der Erstellung des Soll-Ist-Vergleichs der Indikatoren die Soll-Indikatoren zu Grunde, die Sie bei der Antragstellung formuliert haben. Falls diese Soll-Indikatoren (bzw. im Fall eines bewilligten Umwidmungsantrags die aktualisierte Version) geändert wurden, sind die geänderten Soll-Indikatoren zugrunde zu legen. Falls die Projektbewilligung mit Auflagen verbunden war, sollten Sie im Sachbericht auch darauf eingehen.
Das Land Berlin unterzieht seit dem Jahr 2006 den Haushalt einem Gender Mainstreaming-Prozess. Daher sollen die geförderten Maßnahmen geschlechterspezifisch erfasst werden. Bitte daher die Tabelle Erfassung Genderaspekte, also der direkt erreichten Zielgruppen des Projektes, ausfüllen. Bei öffentlichen Veranstaltungen kann der Anteil der weiblichen bzw. männlichen TeilnehmerInnen auch geschätzt werden. Der Sachbericht muss sowohl in ausgedruckter Form als auch per Email im odt/doc-Format eingereicht werden.
Die Projektkurzbeschreibung inklusive der Projektziele, die entsprechend des Projektverlaufs aktualisiert wurden ist zu aktualisieren. Diese wird in der Projektdatenbank der Stiftung veröffentlicht.
Im Sachbericht ist auch die Einhaltung der Informationspflichten gemäß der Ziffer 7. des Fördervertrages nachzuweisen. Der Stiftung Nord-Süd-Brücken sind zu diesem Zweck Bildmaterialien (mindestens 2 Fotos) und Texte über die Umsetzung des Projekts zu senden (elektronisch) sowie der Link zur Projektseite in der aktualisierten Kurzbeschreibung des Sachberichts.
Bei Kleinprojekten ist der Sachbericht in das Formular Projektbeschreibung u. Sachbericht BIKO (bis 6.000 EUR Fördersumme) integriert, hier soll die rechte Spalte für den Verwendungsnachweis ausgefüllt werden. Bitte nutzen Sie für den Verwendungsnachweis das bei der Antragstellung eingereichte Formular Projektbeschreibung/Sachbericht.
Dem Verwendungsnachweis bitte auch folgende Unterlagen beifügen (wo gegeben):
- Teilnehmendenlisten oder Vortragsbestätigungen aller geschlossenen Veranstaltungen;
- noch nicht eingereichte Kofinanzierungsnachweise (Kopien der Bewilligungsbescheide);
- Vergabevermerk für Ausschreibungen über 1000€ bzw. Nachweis Preisermittlung für Leistungen/Waren 500€-999€;
- Belegexemplare von Druckerzeugnissen bzw. sonstige erstellte Medien, Fotos o.ä.
Bitte verwenden Sie möglichst keine Klarsichtfolien.
Aufbewahrungsfristen
Der Projektträger ist verpflichtet, alle Belege, Verträge und sonstige mit der Förderung zusammenhängende Unterlagen im Original mindestens fünf Jahre lang ab Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren und auf Anforderung Engagement Global, dem BMZ und dem Bundesrechnungshof vorzulegen. Alle an die Stiftung eingesandten Belege werden von der Stiftung aufbewahrt. Auf ausdrücklichen Wunsch mit Begründung können die Belege an den Projektträger zurückgesandt werden. Bitte geben Sie dies im Verwendungsnachweis bzw. Anschreiben an.
Inventarisierung
Zur Erfüllung des Zuwendungszwecks beschaffte Gegenstände, deren Anschaffungs- oder Herstellungswert 800 EUR übersteigt, sind zu inventarisieren. Das nebenstehend zum Download abrufbare Muster einer Inventarliste kann dafür verwendet werden.
Versand des Verwendungsnachweises
Der Verwendungsnachweis und entsprechende Anlagen sind sowohl postalisch als auch elektronisch zu senden an:
BIKO@nord-sued-bruecken.de
sowie an die
Stiftung Nord-Süd-Brücken
Greifswalder Straße 33a
10405 Berlin
Prüfverfahren
Erst nach postalischem Eingang des Verwendungsnachweises kann dieser von uns bearbeitet werden. Nach Eingang der elektronischen und postalischen Unterlagen der Projektabrechnung erhalten Sie von uns per E-Mail eine Eingangsbestätigung. Für den fristgerechten Eingang zur geltenden Abgabefrist muss uns der Verwendungsnachweis postalisch vorliegen.
Im Anschluss prüfen wir den Verwendungsnachweis innerhalb von drei Monaten. Sollten sich dabei Fragen ergeben, melden wir uns bei Ihnen. Nach Abschluss des Prüfverfahrens stellen wir ein Entlastungsschreiben aus, das wir Ihnen auf dem Postweg und elektronisch per E-Mail schicken.
