Projektdurchführung SäLa-BNE

Fördervertrag

Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie von uns einen Fördervertrag (inkl. Anlagen) auf dem Postweg (vorab per E-Mail als Scan). Bitte lesen Sie sich diesen gut durch und melden sich gerne bei Fragen.

Dort finden Sie wichtige Hinweise zu bindenden Modalitäten für die Durchführung Ihres Projekts, u.a. zu Bewilligung und Mittelanforderung, Einsatz der Fördermittel bei der Projektdurchführung, zum Verwendungsnachweis sowie zu möglichen Auflagen. Beigefügt sind zudem die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P), aus VwV-SaeHO (nebenstehend unter "Downloads" abrufbar).

Hierbei gilt zudem stets die Förderrichtlinie der Stiftung Nord-Süd-Brücken.

Mittelanforderung

Die Anforderung der Fördermittel erfolgt je nach Projektverlauf in Raten oder als Gesamtsumme. Bitte nutzen Sie dafür ausschließlich unsere Vorlage der Mittelanforderung für Projekte, das Sie nebendstehend unter "Downloads" abrufen können. Das Formular muss vollständig ausgefüllt werden. Bitte tragen Sie dort das Datum ein, zu dem wir Ihnen die Mittel überweisen sollen. Damit wir die Überweisung vornehmen können, muss uns Mittelanforderung postalisch mit rechtsgültiger Unterschrift eingegangen sein. Zudem kann die Förderung grundsätzlich erst ausgezahlt werden, wenn uns die Einwilligungserklärung zur Internetveröffentlichung des Antragsformular SäLa-BNE unterschrieben vorliegt. Bitte beachten Sie, dass Fördermittel im Allgemeinen nur auf das Vereinskonto überwiesen werden können. Es sollte uns die Mittelanforderung frühzeitig geschickt werden, in der Regel zwei bis drei Wochen vor dem darauf eingetragenen Datum, an dem die Stiftung die Überweisung tätigen soll.

Es gilt zu beachten, dass Zuwendungen spätestens nach acht Wochen und innerhalb der Projektlaufzeit zur Erfüllung des Vertragszwecks eingesetzt werden. Hierbei wird der Tag zu Grunde gelegt, an dem das Geld auf Ihrem Vereinskonto eingegangen ist (nach ca. zwei Werktagen ab Datum der Mittelüberweisung durch die Stiftung). 

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 01. Dezember bei der Stiftung angefordert werden.

Vergabe von Aufträgen für Lieferungen und Leistungen

Aufträge sind nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten zu vergeben.

Bei der Vergabe von Lieferungen und Leistungen ist zudem die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen sowie die Zertifizierung der Güter mit dem Gütesiegel des Blauen Engel, Fair Trade Siegels oder vergleichbaren ökologischen Standards zu berücksichtigen.

Mitteilungspflichten bei Änderungen/Umwidmungen

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen bzw. finanziellen Änderungen kommt, müssen diese zuvor bei der Stiftung formlos per E-Mail beantragt und begründet werden. Dies gilt insbesondere, wenn:

  • sich eine Ermäßigung der zuwendungsfähigen Ausgaben um mehr als 7,5 % ergibt
  • wenn – auch nach Vorlage des Verwendungsnachweises – weitere Zuwendungen bei anderen öffentlichen Stellen und weiteren Drittmittelgebern beantragt oder erhalten wurden
  • sich der Verwendungszweck ändert. Dies ist zum Beispiel bei zusätzlichen oder wegfallenden Projektaktivitäten der Fall
  • sonstige für den Vertrag über den Zuschuss maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen, insbesondere wenn das Projekt in seiner Grundstruktur oder Zielsetzung verändert werden soll.
  • sich herausstellt, dass der Vertragszweck nicht oder mit dem bewilligten Zuschuss nicht zu erreichen ist.
  • Zuwendungsmittel der Stiftung nicht oder nicht innerhalb von acht Wochen nach Auszahlung verbraucht werden können.
  • sich die veranschlagten Gesamtausgaben für den Vertragszweck ermäßigen.

Bei nicht-kostenneutralen Änderungen ist zudem ein aktualisierter Ausgaben- und Einnahmenplan (elektronisch) an die Stiftung zu senden. Die Änderungen müssen dann noch einmal im Sachbericht des Verwendungsnachweises erläutert werden.

Förderhinweis: Landesmittel des Freistaat Sachsen

Im Rahmen des geförderten Projektes ist auf die Förderung durch das Land Sachsen an geeigneter Stelle sichtbar und in folgender Form hinzuweisen:

„Diese Maßnahme wird finanziert durch Steuermittel auf der Grundlage des vom Sächsischen Landtag beschlossenen Haushalts.“ Neben dem Text ist das Landessignet des Freistaates Sachsen zu platzieren (es gibt zwei Varianten, die beide verwendet werden können).

Weitere Hinweise zu Bestandteilen der Informationspflicht, die im Rahmen des Verwendungsnachweises dokumentiert werden müssen, finden Sie in Ihrem Fördervertrag (7.4. und 7.5.) sowie auf der nachfolgenden Seite zum Verwendungsnachweis.

Die geförderten Projekte stellen ausschließlich Standpunkte und Positionen derjenigen Nichtregierungsorganisationen (NRO) dar, die die Projekte durchführen. Daher muss jede Veröffentlichung im Zusammenhang mit den geförderten Projekten folgenden Zusatz enthalten:

„Für die Inhalte der Publikationen ist allein die bezuschusste Institution verantwortlich. Die hier dargestellten Positionen geben nicht zwingend den Standpunkt des Freistaats Sachsen oder des Sächsischen Staatsministeriums für Kultus wieder."

Dokumentation

Dem Verwendungsnachweis sind mindestens zwei Fotos und Texte/Berichte über das Projekt beizulegen, die gute Einblicke in die Durchführung des Projekts geben und geeignet sind, die Öffentlichkeit in Sachsen in entsprechender Weise über das Projekt zu informieren (vgl. 6.2 im Fördervertrag sowie unter Verwendungsnachweis SäLa-BNE und "Weitere Bildmaterialien und Berichte").

Belege

Es müssen dem Verwendungsnachweis keine Belege beigefügt, sondern nur auf Anfrage nachgereicht werden. In diesem Fall muss jede Ausgabe dem Projektzweck zugordnet werden können und belegt werden. Folgende formalen Anforderungen müssen die Belege erfüllen:

  • Leserlich
  • Fortlaufend chronologisch nummeriert
  • Kleine Belege: auf DIN A 4 Blatt aufkleben
  • Kassenbelege: zusätzlich zum Original kopieren (verblassen mit der Zeit) und daneben kleben
  • Fremdsprachige Belege: sofern sie nicht in englischer Sprache sind ist ihr Inhalt auf Deutsch zusammenzufassen und daneben zu notieren

Zudem müssen die Belege die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs aufweisen:

  • Datum
  • Firma oder Person, die die Leistung oder Lieferung erbringt (Zahlungsempfänger*in)
  • der Beleg soll auf die Partnerorganisation ausgestellt sein jedoch nicht auf eine zur Partnerorganisation zugehörigen Einzelperson
  • Tag und Grund der Zahlung (Art und Menge der Leistung oder Lieferung)
  • Betrag
  • rechtsgültige Unterschrift des Zahlungsempfängers (Zahlungsbeweis)
  • Eindeutiger Projektbezug (beispielsweise durch den Projektitel oder die Projektnummer)
  • Steuernummer

Belegarten

Wenn die nachfolgenden Ausgabenarten durch die Stiftung bewilligt worden, sind sie in folgender Form zu belegen:

  • Lohn- und Honorarkosten: Arbeits- bzw. Honorarverträge (mit Angabe der Art, Umfang, Dauer der Leistung und der Zahlungsgrundlage (Anzahl Stunden/Tage/Monate x Kostensatz). Diesen sind Zahlungsnachweise beizufügen (von der/dem Empänger*in quittierte Empfangsbestätigungen bei Bar-Zahlungen bzw. Kontoauszüge im Falle von Überweisungen).
    Bei der Beschäftigung von Tagelöhnern können stattdessen Lohnlisten geführt werden (mit Angabe von Namen, Arbeitszeiten, Lohn, Datum der Auszahlung und die Auszahlug muss jeweils von jeder/m Lohnempfänger*in quittiert werden).
  • Fahrtkosten: Es ist das Ticket der Reise bzw. die Benzinquittung vorzulegen und die Belege Angaben zum Namen der/des Reisenden, Zweck der Reise, Ursprungsort und Zielort der Reise, dem Reisedatum sowie zum Preis aufweisen.
  • Bei der Durchführung von Seminaren und Schulungen sind Teilnehmenden-Listen zu führen.
  • Bei der Erstellung von Publikationen, Seminarunterlagen, Videos, etc. im Projekt sind dem Verwendungsnachweis Belegexemplare beizulegen (gerne elektronisch).
  • Für die Verwaltungskosten müssen Belege nur auf Nachfrage vorgelegt und die Ausgaben plausibel erläutert werden.

Weitere Vorlagen für die Projektdurchführung

Bei Bedarf und wenn zutreffend können Sie gerne nebendstehend die unter "Downloads" abrufbaren beispielhaften Vorlagen der Stiftung verwenden:

  • Reisekostenformular
  • Honorarvertrag (Bei Honoraren ist über die zu erbringende Leistung und die Vergütung (einschließlich eventueller Nebenkosten) mit der Honorarkraft eine schriftliche Vereinbarung zu schließen.)
  • Honorarrechnung
  • Stundennachweis (Stundenzettel)
  • Formular zur anteiligen Abgrenzung von Personalkosten in Projekten
  • Teilnehmenden-Listen: Sind bei geschlossenen Bildungsveranstaltungen notwendig. Bei Online-Veranstaltungen: Unabhängig davon, welche Software für Online-Veranstaltungen genutzt wird, bieten die Programme in unterschiedlichem Umfang die Möglichkeit, statistische Parameter über Logdateien oder Analyselisten zu exportieren und zu erhalten (gängigen Formate: excel, pdf, rtf, usw.), z.B.  zur Zahl der Anwesenden in einem virtuellen Raum. Eine weitere Möglichkeit ist die Erstellung von Screenshots während der Veranstaltung, ergänzt durch eine namentliche Auflistung der Teilnehmenden.
  • Veranstaltungsbestätigungen: Bei Bildungsveranstaltungen mit Schulklassen für Referent*innen anstelle von Teilnehmenden-Listen

Falls zutreffend, so sind die ausgefüllten Formulare nach Projektende dem Verwendungsnachweis beizufügen.