Projektdurchführung EZ-Projekte aus Stiftungsmitteln

Bewilligung

Im Falle einer positiven Förderentscheidung erhalten Sie von uns ein Bewilligungsschreiben (inkl. Anlagen) auf dem Postweg (vorab per E-Mail als Scan). Bitte lesen Sie sich dieses gut durch und melden sich gerne bei Fragen. Dort finden Sie wichtige Hinweise zu bindenden Modalitäten für die Durchführung ihres Projekts, u.a. Bewilligung und Mittelanforderung, Einsatz der Fördermittel bei der Projektdurchführung, zum Verwendungsnachweis sowie zu möglichen Auflagen.

Es gilt die Förderrichtlinie der Stiftung Nord-Süd-Brücken (dort vor allem die Punkte 5., 6. und 7.), die Sie auch nebenstehend unter "Downloads" abrufen können.

Mittelanforderung

Bitte nutzen Sie ausschließlich unsere Vorlage der Mittelanforderung für Projekte, das Sie nebendstehend unter "Downloads" abrufen können. Das Formular muss vollständig ausgefüllt werden. Die Anforderung der Fördermittel erfolgt je nach Projektverlauf in Raten oder als Gesamtsumme. Bitte tragen Sie dort das Datum ein, zu dem wir Ihnen die Mittel überweisen sollen. Die Mittelanforderung muss uns stets postalisch mit rechtsgültiger Unterschrift in der Stiftung eingegangen sein. Bitte beachten Sie, dass Fördermittel grundsätzlich nur auf das Vereinskonto des antragstellenden Vereins überwiesen werden können. Zudem sollte uns die Mittelanforderung frühzeitig geschickt werden, in der Regel zwei bis drei Wochen vor dem darauf eingetragenen Datum, an dem die Stiftung die Überweisung tätigen soll.

Es gilt zu beachten, dass Zuwendungen stets anteilig angefordert und in Deutschland nach spätestens zwei Monaten (SEPA-Raum) und im Partnerland insgesamt spätestens nach vier Monaten (Verausgabungsfristen) und innerhalb der Projektlaufzeit zur Erfüllung des Vertragszwecks eingesetzt werden. Hierbei wird der Tag zu Grunde gelegt, an dem das Geld auf Ihrem Vereinskonto eingegangen ist (nach ca. zwei Werktagen ab Datum der Mittelüberweisung durch die Stiftung). Werden Ausgaben nach der Verausgabungsfrist getätigt, behält sich die Stiftung vor, vom Träger den entstandenen Zinsverlust zu fordern (5% über dem Basiszinssatz von -0,88 %).

Während der Projektlaufzeit können die Mittel eines Haushaltsjahres bis spätestens zum 01. Dezember bei der Stiftung angefordert werden.

Mitteltransfer zur Partnerorganisation

Die Projektmittel (Fördermittel und Eigenmittel) müssen stets vom Bankkonto des deutschen Vereins auf das Bankkonto der Partnerorganisation) überwiesen und deren Transfer anhand der jeweiligen Kontoauszüge dokumentiert werden.

Auf keinen Fall können die Mittel auf ein Privatkonto transferiert werden!

Wieviel Geld muss in das Projekt transferiert werden?

Bei der Überweisung und dem Einsatz der Projektmittel ist das Prinzip der Anteilfinanzierung einzuhalten und es sind stets jeweils anteilig die Eigenmittel und die Mittel der Stiftung einzusetzen. Sie können zwar mit Eigenmitteln in Vorleistung treten, nicht aber mit Mitteln der Stiftung.

Die Projektmittel setzen sich folglich zusammen aus den Fördermitteln der Stiftung, den Eigenmitteln des deutschen Vereins und ggf. den Mitteln der Partnerorganisation. Ins Projektland ist daher die Summe aus den Fördermitteln der Stiftung und den Eigenmitteln des deutschen Vereins, (bei Bedarf) abzüglich der Verwaltungskosten des deutschen Vereins, zu überweisen.

Mögliche Bankgebühren werden bei der Berechnung des Wechselkurses berücksichtigt.

Buchhaltung der Partnerorganisation

Die Fördermittel dürfen ausschließlich für die im Projektantrag genannten Zwecke verwendet werden. Die Partnerorganisation muss Buch führen und die Mindestanforderungen an eine einfache Buchhaltung erfüllen. Dazu sind alle Ein- und Ausgaben in einem Journal zu verzeichnen und ein Kassenbuch für Bar-Auszahlungen zu führen.

Mitteilungspflichten bei Änderungen/Umwidmungen

Wenn es im Projektverlauf zu maßgeblichen und dauerhaften inhaltlichen bzw. finanziellen Änderungen kommt, müssen diese zuvor bei der Stiftung formlos per E-Mail beantragt und begründet werden. Dies gilt insbesondere, wenn:

  • Änderungen bei den Oberpsoitionen (Investitionen, Betriebsausgaben, Honorar- und Personalausgaben) innerhalb des Ausgaben- und Einnahmenplan von mehr als 50% entstehen.
  • nach Bewilligung der Stiftungsmittel von anderen Gebern weitere Zuwendungen für das gleiche Projekt bewilligt werden sollten.
  • sich nach Antragstellung bzw. nach Bewilligung die Drittmittel erhöhen, ohne dass weitere Kosten hinzukommen oder sich die Gesamtausgaben für das Projekt ermäßigen (In diesen Fällen verringert sich der Zuschuss einschließlich der pauschalen Verwaltungskosten und des erforderlichen Eigenbeitrags anteilig).
  • Umstände eintreten, die die Durchführung des Projektes in Frage stellen.
  • der fristgerechte Abschluss des Projektes nicht möglich sein sollte und eine Verlängerung der Projektlaufzeit erwägt wird.

Bei nicht-kostenneutralen Änderungen ist zudem ein aktualisierter Ausgaben- und Einnahmenplan (elektronisch) an die Stiftung zu senden. Sollten sich Oberpositionen (Investitionen, Betriebsausgaben, Honorar- und Personalausgaben) nicht um mehr als 50 Prozent ändern und die Erhöhungen bei bestimmten Positionen durch entsprechende Einsparungen bei anderen Positionen ausgeglichen werden (Umwidmung), bedarf es keiner vorherigen Zustimmung durch die Stiftung. Die Änderungen müssen dann im Sachbericht des Verwendungsnachweises erläutert werden

Förderhinweis

Wir bitten darum, in der Öffentlichkeitsarbeit für das Projekt auf die Förderung durch die Stiftung Nord-Süd-Brücken hinzuweisen. Das Logo der Stiftung kann nebendstehend unter "Downloads" runtergeladen werden.

Im Impressum von Druck- und Medienerzeugnissen soll folgender Hinweis vermerkt werden: „Der Herausgeber ist für den Inhalt allein verantwortlich."

Belege

Jede Ausgabe muss dem Projektzweck zugordnet werden können. Grundsätzlich sind jedoch Belege nur nach Aufforderung durch die Stiftung dem Verwendungsnachweis beizufügen. Dann müssen die Belege allerdings folgende formalen Anforderungen erfüllen:

  • Leserlich
  • Fortlaufend chronologisch nummeriert
  • Kleine Belege: auf DIN A 4 Blatt aufkleben
  • Kassenbelege: zusätzlich zum Original kopieren (verblassen mit der Zeit) und daneben kleben
  • Fremdsprachige Belege: sofern sie nicht in englischer Sprache sind ist ihr Inhalt auf Deutsch zusammenzufassen und daneben zu notieren

Zudem müssen die Belege die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs aufweisen:

  • Datum
  • Firma oder Person, die die Leistung oder Lieferung erbringt (Zahlungsempfänger*in)
  • der Beleg soll auf die Partnerorganisation ausgestellt sein jedoch nicht auf eine zur Partnerorganisation zugehörigen Einzelperson
  • Tag und Grund der Zahlung (Art und Menge der Leistung oder Lieferung)
  • Betrag
  • rechtsgültige Unterschrift des Zahlungsempfängers (Zahlungsbeweis)
  • Eindeutiger Projektbezug (beispielsweise durch den Projektitel oder die Projektnummer)

Belegarten

Wenn die nachfolgenden Ausgabenarten durch die Stiftung bewilligt worden, sind sie in folgender Form zu belegen:

  • Lohn- und Honorarkosten: Arbeits- bzw. Honorarverträge (mit Angabe der Art, Umfang, Dauer der Leistung und der Zahlungsgrundlage (Anzahl Stunden/Tage/Monate x Kostensatz). Diesen sind Zahlungsnachweise beizufügen (von der/dem Empänger*in quittierte Empfangsbestätigungen bei Bar-Zahlungen bzw. Kontoauszüge im Falle von Überweisungen).
    Bei der Beschäftigung von Tagelöhnern können stattdessen Lohnlisten geführt werden (mit Angabe von Namen, Arbeitszeiten, Lohn, Datum der Auszahlung und die Auszahlug muss jeweils von jeder/m Lohnempfänger*in quittiert werden).
  • Fahrt- und Reisekosten im Partnerland: Es ist das Ticket der Reise bzw. die Benzinquittung vorzulegen und die Belege Angaben zum Namen der/des Reisenden, Zweck der Reise, Ursprungsort und Zielort der Reise, dem Reisedatum sowie zum Preis aufweisen).
  • Bei der Durchführung von Seminaren und Schulungen sind Teilnehmenden-Listen zu führen.
  • Bei der Erstellung von Publikationen, Seminarunterlagen, Videos, etc. im Projekt sind dem Verwendungsnachweis Belegexemplare beizulegen (gerne elektronisch).
  • Für die Verwaltungskosten des deutschen Vereins müssen Belege nur auf Nachfrage vorgelegt und die Ausgaben plausibel erläutert werden.

Muster für ausgewählte Belege

Bei Bedarf und wenn zutreffend können Sie gerne nebendstehend die unter "Downloads" abrufbaren beispielhaften Muster der Stiftung verwenden und für Ihre Zwecke anpassen (u.a. übersetzen):

  • Honorarvertrag (Bei Honoraren ist über die zu erbringende Leistung und die Vergütung (einschließlich eventueller Nebenkosten) mit der Honorarkraft eine schriftliche Vereinbarung zu schließen.)
  • Honorarrechnung
  • Stundennachweis (Stundenzettel)
  • Teilnehmenden-Listen: Bei geschlossene Veranstaltungen und Schulungen

Sammelbelege

Für Einzelausgaben ähnlicher Art (Bsp. diverse Schreib- und Moderationsmaterial für verschiedene Workshops: Ausgabenposition "Workshopmaterialien") mit einem Gesamtwert unter 50,- EUR können nach pflichtgemäßer Prüfung durch Ihren Verein Listen erstellt werden, denen keine Belege beigefügt werden müssen, sofern die Listen die üblichen Angaben des Geschäftsverkehrs (s. oben) enthalten.

Falls zutreffend, so sind oben genannte Dokumente dem Verwendungsnachweis nach Projektende beizufügen.

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